La structure des documents d’appel d’offres

Connaître la structure des documents d’appel d’offres aide à anticiper les actions à entreprendre pour la rédaction de votre future soumission.

Les documents d’appel d’offres publics sont souvent composés des sections suivantes. Bien les connaître vous permettra de gagner en efficacité lors de la préparation de vos soumissions.

Renseignements préliminaires

Cette section présente plusieurs aspects administratifs entourant la soumission, dont :

• les délais à respecter;
• les représentants de l’organisme public à contacter en cas de questions;
• certaines obligations préalables que l’entreprise doit respecter (ex. : autorisation de contracter, attestation de probité).

Description des besoins publics

Définissant les besoins de l’organisme public, cette section est d’une grande importance du point de vue stratégique. Elle présente :

• la problématique;
• les objectifs particuliers de l’organisme dans son achat;
• la description détaillée des biens ou services à livrer;
• l’envergure du mandat;
• le type de contrat (ex. : contrat forfaitaire, contrat à prix unitaire).

Votre soumission doit se baser sur la réponse à ces besoins.

Critères et grille d’évaluation des soumissions

Cette section décrit comment les soumissions seront évaluées. La rédaction de votre soumission doit tenir compte du mode d’adjudication du contrat :

• le prix uniquement;
• la qualité minimale et le prix;
• le rapport qualité-prix;
• la qualité seulement.

Pour les modes d’adjudication basés sur le rapport qualité-prix ou sur la qualité minimale et le prix, chaque critère est composé d’éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un niveau de performance acceptable. Ces derniers sont présentés dans les documents d’appel d’offres de l’organisme public et décrits sommairement dans le tableau « Modes d’adjudication des contrats » ci-dessous.

Instructions aux prestataires de services

Cette section traite :

• de la manière dont la soumission doit être présentée et déposée;
• de la sous-traitance;
• des preuves et attestations à fournir (ex. : norme ISO, exigences liées au développement durable, garantie de soumission);
• de tout autre document attestant que l’ensemble des exigences sont respectées.

Conditions générales et complémentaires

Cette section explique succinctement les obligations des parties de l’entente, qui se trouveront d’ailleurs dans le gabarit de contrat qui sera annexé à l’appel d’offres, par exemple :

• la nécessité de tenir un registre des dépenses;
• la possibilité de l’inspection de l’entreprise;
• la divulgation des conflits d’intérêts;
• les conditions de résiliation du contrat.

* Formules de calcul

• Coefficient d’ajustement pour la qualité = 1 + K (note finale pour la qualité −70) ÷ 30
• Prix ajusté = Prix soumis (ou réduit selon la marge préférentielle) ÷ Coefficient d’ajustement pour la qualité
• Dans la formule de calcul, le pourcentage doit être indiqué sous forme décimale (par exemple, 30 % correspond à 0,3).
• Paramètre K :aux fins d’adjudication du contrat, le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon la formule mathématique mentionnée. Le paramètre K est déterminé par l’organisme public. Il est fixé entre 15 % et 30 %, sauf dans le cas d’une demande de dérogation particulière.