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Pourquoi implanter les 5S? Pour optimiser l'organisation des postes et des lieux de travail

Cet article provient du Bulletin Espace Conseils PME. Abonnez-vous!

Que vous soyez à la tête d’une entreprise manufacturière ou de services, vous avez tout à gagner à appliquer la méthode d’organisation 5S dans les postes ou les lieux de travail en vue d’en améliorer la qualité, la sécurité et la productivité.

Origine de la méthode d'organisation 5S

La Toyota Way et le système de production Toyota sont à l’origine du succès de cette entreprise au cours des 70 dernières années. À ses débuts, le système de production Toyota a révolutionné l’industrie automobile : aujourd’hui, ces pratiques exemplaires sont désormais implantées dans tous les secteurs industriels, de fabrication et de services et même dans les bureaux.

L’information sur ce système a été diffusée sous différents noms comme la production à valeur ajoutée (PVA ou, en anglais, lean production ou lean manufacturing).

Description de la méthode d'organisation 5S

Le système de production Toyota consiste en une démarche orientée vers l’établissement de standards que l’on cherche sans cesse à améliorer. En général, on y trouve un ensemble de pratiques exemplaires et une dose de gros bon sens qui représentent un investissement minime en comparaison des gains générés.

Dans le présent texte, il sera question de l’une de ces pratiques, soit la méthode d’organisation 5S. Décrite par cinq mots japonais – explicités plus loin – dont la traduction en français commence par la lettre « S », cette méthode permet d’obtenir un poste ou un lieu de travail propre, efficace et sécuritaire.

À noter que la méthode d’organisation 5S n’est pas juste un outil ou une démarche méthodologique, mais bien une culture qui doit être implantée dans l’organisation en vue de l’amélioration continue de l’environnement et des conditions de travail. Chaque personne, de haut en bas de la hiérarchie, est ainsi visée.

La méthode d’organisation 5S ne consiste donc pas en une liste d’actions que l’on revoit de temps en temps. C’est plutôt un exercice quotidien qui exige de la concentration, de la persévérance et du dévouement pour le maintien et l’implantation d’une culture générale.

Par ailleurs, la méthode d’organisation 5S ne peut être mise en œuvre comme un projet d’amélioration avec un début et une fin. En fait, son implantation est un processus continu.

Applicable à tout type d’espace de travail, y compris dans les bureaux, la méthode d’organisation 5S constitue une forme de standardisation par gestion visuelle des postes de travail. Elle permet à un employé d’avoir quotidiennement à portée de la main l’information, les outils et le matériel nécessaires pour effectuer sa tâche à son poste de travail.

L’objectif consiste à instaurer des espaces de travail efficaces qui s’expliquent et s’autoréglementent par eux-mêmes en tout temps à l’aide de processus et d’instructions visuelles. Ainsi, à chaque poste, on doit être en mesure d’évaluer s’il y a un problème ou non, c’est-à-dire si un standard n’est pas respecté.

Pour que la méthode d’organisation 5S soit efficace, il est important de pouvoir répondre facilement aux questions suivantes, et ce, à chaque poste de travail.

est le problème?
(ou la déviation par rapport aux normes)
QUEL est exactement le problème? QUI a la responsabilité de régler le problème? QUAND la solution sera-t-elle implantée? COMMENT la solution sera-t-elle implantée?


Si une question demeure sans réponse, cela entraînera nécessairement une activité à non-valeur ajoutée (déplacements, recherche, attente, etc.).

Définition des 5S

Traduits en français, les 5S correspondent aux termes suivants :

  • sélectionner;
  • situer;
  • scintiller;
  • standardiser;
  • suivre.

Voici la définition précise de chacun d’eux :

1. SEIRI (« sélectionner »)

Trier tous les objets au poste de travail et conserver uniquement ce qui sert au quotidien. Se débarrasser de tous les objets inutiles et encombrants en y apposant des autocollants (ou des étiquettes rouges). Sur ces autocollants, on précisera :

  • le nom de la pièce, de l'outil, de l'équipement;
  • l’utilisateur;
  • la fréquence d’utilisation;
  • le nom du décideur;
  • le nom de l’approbateur.

Pour un tri optimal, on verra à prendre chaque décision en fonction de l’utilisation réelle de l’objet.

Utilisation Décision à prendre
Jamais À éliminer de l'aire de travail
Rarement À mettre à l'extérieur de l'aire de travail
À l'occasion À mettre dans l'aire de travail
Souvent À garder près des opérations
Toujours À garder à portée de la main
2. SEITON (« situer »)

Prévoir une place pour chaque chose et mettre chaque chose à sa place. On doit ainsi déterminer un emplacement, c’est-à-dire réserver une place, pour chaque chose (outil, document, etc.) à l'intérieur du poste de travail de façon à pouvoir trouver ce qu’il faut au moment opportun et à en faciliter l’accès et l’utilisation (ex. : lignes sur le plancher, dessins, photos, silhouettes d’outils et gabarits).

Un emplacement vide devient ainsi un moyen de communication.

3. SEISO (« scintiller »)

Faire reluire et scintiller, mais auparavant inspecter, nettoyer, peinturer et s'attaquer aux sources de saleté. Plutôt que de nettoyer de manière répétitive, y aurait-il une méthode de travail plus efficace?

4. SEIKETSU (« standardiser »)

Désigner les emplacements et les objets en instaurant des méthodes de travail standards respectées par tous ceux qui travaillent au même poste de travail et des contrôles visuels (indicateurs de couleur, lumières, feuilles de vérification, etc.) afin de pouvoir mesurer la performance des processus.

S’assurer que les trois premiers S sont mis en place et toujours maintenus est la première étape de l’amélioration continue.

Dans la méthode d’organisation 5S, un problème est en fait un écart par rapport à un standard. Si aucun standard n’a été établi, on ne peut conclure à un problème. Il faut d’abord instaurer un standard, c’est-à-dire une façon de faire uniforme et connue de tous.

5. SHITSUKE (« suivre »)

Mettre de la rigueur dans le système de manière que les 5S s’intègrent à la culture de l’entreprise. On doit assurer le suivi afin que tout demeure propre et ordonné en dressant une liste de vérification par processus pour exécuter des audits de façon périodique.

La dernière étape de la mise en œuvre de la méthode d’organisation 5S, le suivi, est indispensable puisqu’elle constitue la différence entre un projet ponctuel 5S et une philosophie 5S qui s’intègre à la culture de l’entreprise. Deux éléments sont nécessaires pour assurer une mise en œuvre complète et réussie, soit la discipline et les règles.

Suivi en continu

Il est nécessaire de réaliser un audit mensuel de chaque secteur, ou poste, en mettant à contribution les gens du secteur et une personne venant d’un secteur différent.

Cet audit permet de mesurer le pointage que le secteur obtient.

  • L’audit est réalisé par l’ensemble des membres de l’équipe et chacun a un rôle à jouer.
  • L’audit est propre à chaque processus.
  • Après l’audit, les commentaires obtenus des membres de l’équipe permettent d’améliorer le processus et d’obtenir ainsi le prochain audit.
  • La rétroaction à partir de l’audit actuel est indispensable pour améliorer le prochain audit.

Exemple de feuille d'audit 5S

Cette feuille d'audit correspond à une liste de vérification qui peut être adaptée selon les particularités de l’entreprise.

Voici d'autres outils de suivi à votre portée :

Manuel de poche 5S

Ce manuel de référence décrit les 5S brièvement : les employés peuvent le conserver et le consulter en tout temps.

Photos et récits 5S

Ces photos montrent le secteur, le lieu de travail ou bien l’usine, avant et après l’implantation des 5S. Quant aux récits, ils permettent aux employés de partager leur expérience pendant la mise en place des 5S.

Visites 5S

Ces visites ont lieu dans un secteur ou un lieu de travail où les 5S sont bien intégrés. Cet endroit est utilisé comme modèle pour les autres services, pour les clients et même pour les fournisseurs. Il devient ainsi un outil de promotion.

Bulletin 5S

Ce bulletin permet de diffuser les nouvelles concernant les implantations 5S. Il est important de faire paraître le bulletin de façon régulière ou bien d’inclure les articles 5S dans le bulletin d’amélioration continue de l’organisation.

Slogans et affiches 5S

Ces slogans communiquent les thèmes des 5S. Ils peuvent être placés sur des épinglettes, des collants ou des affiches. Pour ce qui est des affiches, elles peuvent servir de moyen de communication pour diffuser le message et développer la culture des 5S.

Comité 5S

Ce comité planifie l’implantation de la démarche, assure la rigueur de sa mise en œuvre et de son suivi et veille à son maintien ultérieurement. Ce comité est généralement composé d’employés d’usine ou de bureau et de membres de la direction.

Conditions de réussite pour l'implantation des 5S

Une implantation des 5S réussie suppose :

  • l’engagement de la direction;
  • la participation des employés;
  • l’amélioration continue;
  • une stratégie d’implantation.

Avantages des 5S

L’adoption des 5S comporte de nombreux avantages :

  • la réduction des risques d’accident (sécurité);
  • une plus grande productivité;
  • une gestion visuelle (évaluation rapide d’une situation normale versus une situation anormale);
  • une qualité de produits plus constante;
  • la prévention des pannes des machines;
  • un meilleur moral des membres du personnel;
  • une assise pour l’amélioration continue;
  • la réduction du gaspillage;
  • une bonne image à l’égard des clients.

Conclusion

Un moyen facile de déterminer l’attitude et la philosophie d’une entreprise à l’égard de l’amélioration continue consiste à regarder ses activités d’organisation, d’ordre et d’entretien. L’absence des 5S ou de leur maintien est une indication de problèmes plus profonds.

Plusieurs entreprises dans le monde ont recours aux 5S, cette démarche étant même devenue avec le temps un outil de marketing et de vente. Si vous adoptez la méthode d’organisation 5S, vos clients et sous-traitants auront une image positive de votre entreprise à la simple vue de vos locaux.

Rappelez-vous que l’amélioration continue se bâtit chaque jour par la résolution de problèmes de la part de chaque employé. Qui dit problème dit écart par rapport à un standard que l’on veut le plus visuel possible, et la gestion visuelle est liée de très près aux 5S.

Pour aller plus loin…

Pour soutenir les entreprises dans la mise en place de méthodes d’amélioration continue, le Ministère donne la formation Méthode d'organisation 5S dans le cadre du programme MPA – les meilleures pratiques d'affaires.

Pour un accompagnement conseil stratégique (ACS), des références ou un atelier sur ce sujet, communiquez avec votre conseiller régional.

Contactez
Direction du développement des entreprises

Téléphone :
1 866 463-6642

Adresse postale :
380, rue Saint-Antoine Ouest, tour sud, 4e étage
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Télécopieur :
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