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Démarche kaizen

Basée sur le travail d’équipe, la démarche kaizen constitue une méthodologie visant à analyser et à améliorer un processus ou un aménagement d’usine ou d’entrepôt, ou encore à résoudre une problématique liée à la qualité en s’attaquant principalement aux activités à non-valeur ajoutée (ANVA).

Comme cette méthode nécessite un travail très intensif et exigeant de la part des participants, ceux-ci doivent être déchargés de leurs tâches et de leurs activités quotidiennes durant la démarche. Par exemple, la durée d’un atelier kaizen peut varier entre trois, cinq ou même dix jours selon l’ampleur du mandat.

Deux types d’ateliers kaizen peuvent être organisés : 

  • un pour les processus administratifs;
  • l’autre pour les activités manufacturières. 

La démarche kaizen comprend trois phases :

  • le prékaizen;
  • le kaizen;
  • le postkaizen.

Prékaizen

Cette phase, qui est sensiblement la même pour les deux types d’ateliers kaizen, devrait se réaliser quelques semaines avant l’atelier kaizen. Elle sert à déterminer le processus et à prioriser les éléments à améliorer afin de rédiger une charte de projet.

Avec l’aide d’un animateur, le leader d’équipe et le propriétaire du processus ou du problème s’occupent de rédiger la charte de projet pour ensuite mettre sur pied l’équipe multidisciplinaire qui participera à l’atelier kaizen.

Cette équipe se compose en général de 4 à 12 personnes, notamment :

  • un animateur, qui coordonnera l’atelier;
  • trois ou quatre employés;
  • un ou deux cadres (ex. : contremaître, directeur);
  • un ou deux employés d’un service (ex. : mécanicien, électricien, finances, marketing);
  • un ou deux clients ou fournisseurs (externes ou internes).

Dans la charte de projet d’un atelier kaizen, on doit trouver :

  • une description du mandat (la raison d’être du processus et ses limites, la description de la problématique et des éléments à améliorer);
  • les motivations et les raisons qui poussent à faire l’examen du processus ou du problème;
  • les objectifs d’amélioration;
  • les acteurs en jeu (clients et fournisseurs internes et externes);
  • le déroulement de la démarche;
  • les rôles et les responsabilités des principaux intervenants.

Ateliers kaizen

Atelier kaizen pour les processus administratifs
  1. Présentation de la charte de projet, constitution de l'équipe de l'atelier kaizen et formation aux principes de base de la production à valeur ajoutée (PVA).
  2. Définition des problèmes et des sept sources de gaspillage :
    • activité de remue-méninges, jet d'idées sur papier (brainwriting), regroupement par affinités et priorités.
  3. Collecte et analyse de l'information :
    • élaborer un diagramme de flux d'information;
    • établir un diagramme spaghetti;
    • réaliser la cartographiedu processus actuel.
  4. Simplification du processus :
    • définir des solutions (jet d'idées sur papier, regrouper et prioriser les choix de solutions); 
    • concevoir le nouveau processus (cartographier).
  5. Détection des sources de gaspillage récurrent et suggestions d'amélioration :
    • faire l'analyse détaillée de chaque processus (fournisseur, intrant, processus, extrant, client – FIPEC ou SIPOC en anglais);
    • déterminer les conditions gagnantes et résoudre les problèmes liés aux processus;
    • détailler certaines solutions;
    • utiliser la méthode 5S, informatiser les processus, etc.
  6. Validation et simulation des solutions :
    • évaluer la faisabilité des solutions;
    • cerner des problèmes potentiels;
    • concevoir de nouveaux outils et gabarits;
    • fabriquer des prototypes;
    • faire des tests;
    • présenter le nouveau processus au propriétaire.
  7. Élaboration des indicateurs de performance désirés :
    • établir les mesures de performance (coûts, délais, qualité);
    • évaluer les mesures de performance du nouveau processus et les comparer à celles du processus initial. Le nouveau processus doit corriger les problèmes trouvés.
  8. Élaboration d'un plan d'action :
    • déterminer le changement;
    • classer chacun des changements retenus selon les trois catégories suivantes : court terme, moyen terme ou long terme;
    • former des sous-équipes qui prendront en charge un ou des changements;
    • élaborer un plan de communication en fonction des réticences de chacun des groupes visés par le changement;
    • présenter le nouveau processus, les principaux changements, les mesures de performance et le plan d'implantation au propriétaire et à tout le personnel concerné par le changement;
    • écrire les nouvelles procédures (rôles et responsabilités, instructions de travail, diagrammes, processus, références, etc.);
    • communiquer les changements;
    • établir un plan de formation.
  9. Implantation du plan d'action :
    • mettre en exécution le plan d'action, de communication et de gestion du changement;
    • évaluer le niveau d'avancement du plan d'action, de communication et de gestion du changement.
  10. Célébration du succès de l'équipe de l'atelier kaizen en félicitant les membres et en organisant une activité de reconnaissance.

1. Représentation graphique de tout le processus.

Atelier kaizen pour les activités manufacturières
  1. Présentation de la charte de projet et constitution de l'équipe de l'atelier kaizen et formation aux principes de base de la production à valeur ajoutée (PVA).
  2. Définition des problèmes et des sept sources de gaspillage en ayant recours au besoin :
    • à la méthode des « 5 pourquoi2 »;
    • au remue-méninges;
    • au jet d'idées sur papier (brainwriting).
  3. Collecte et analyse de l'information, en utilisant des outils comme :
    • le diagramme de flux3
    • la mesure du temps d'opération et de montage;
    • l'étude des rejets.
  4. Simplification du processus :
    • simplifier et optimiser les séquences d'opérations (regrouper ou éliminer les opérations);
    • établir un nouveau diagramme de flux.
  5. Détection des sources de gaspillage récurrent et suggestions d'amélioration :
    • faire l'analyse détaillée;
    • définir les conditions gagnantes et résoudre les problèmes;
    • détailler certaines solutions;
    • utiliser la méthode 5S, etc.
  6. Validation et simulation des solutions :
    • concevoir de nouveaux outils et gabarits;
    • fabriquer des prototypes;
    • faire des tests;
    • présenter les résultats au propriétaire.
  7. Élaboration des indicateurs de performance désirés à mettre en place :
    • établir les mesures de performance (coûts, délais, qualité);
    • évaluer les mesures de performance et les comparer avec la situation initiale.
  8. Mise en œuvre des changements sur les lieux de travail4 :
    Pour ce faire, il faut si cela est nécessaire :
    • rédiger des instructions de travail;
    • communiquer les changements;
    • établir un plan de formation.
  9. Célébration du succès de l'équipe de l'atelier kaizen en félicitant les membres et en organisant une activité de reconnaissance.


2. Cette méthode consiste à poser cinq fois de suite la question « Pourquoi? » afin de rechercher et d'analyser les causes principales des problèmes.
3. Représentation graphique de tout le processus.
4. Si on ne peut pas faire les changements immédiatement (acquisition d'équipements, formation d'employés, etc.), se référer aux étapes 8 et 9 du processus administratif

Postkaizen

Atelier kaizen pour les processus administratifs

Faire le suivi du plan d'action, de communication et de gestion du changement :

  1. faire un audit du processus afin de constater si les employés intègrent ce qui avait été convenu lors de l'atelier kaizen;
  2. mesurer les retombées de l'implantation du nouveau processus sur la performance organisationnelle à partir d'indicateurs de performance.
Atelier kaizen pour les activités manufacturières

Faire le suivi des changements qui ont été effectués sur les lieux de travail et y apporter des correctifs si nécessaire :

  1. faire un audit afin de constater si les employés intègrent ce qui avait été convenu lors de l'atelier kaizen;
  2. mesurer les retombées de l'implantation des changements sur la performance organisationnelle à partir d'indicateurs de performance.

Cinq facteurs de succès d’un atelier kaizen

  1. Ne pas chercher d’excuses ni de coupables. Commencer par remettre en question les pratiques courantes.
  2. Se défaire de ses idées rigides et traditionnelles. Choisir des participants possédant une vision positive et une bonne ouverture d’esprit.
  3. Penser aux moyens d’atteindre les résultats et non aux obstacles pouvant être rencontrés.
  4. Considérer toutes les idées d’amélioration.
  5. Améliorer rapidement la situation actuelle sans chercher la perfection. Il faut passer à l’action!
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