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Comment bien vendre son « business case »

Cet article provient du Bulletin Espace Conseils PME. Abonnez-vous!

Comme nous l’avons vu dans l’article Étude d’opportunité « business case » en 6 étapes, le business case est essentiel pour vous permettre d’évaluer la faisabilité d’un projet et de prendre ainsi une décision éclairée. Bien plus qu’un simple document, c’est un outil indispensable à la prise de décision.

Pour permettre une décision éclairée, voici les éléments à inclure dans votre business case :

  • Sommaire décisionnel avec information générale (récapitulatif)
  • Description des parties prenantes
  • Description des bénéfices
  • Description des risques
  • Analyse financière
  • Conclusion du business case

Vous croyez qu’à ce stade, le travail est terminé?

Est-ce que quelqu’un d’autre que vous doit approuver le business case? Que vous soyez contrôleur, directeur des finances ou président d’entreprise, vous serez appelé à présenter votre business case pour le faire approuver. Par exemple, vous pourrez avoir à le présenter au conseil d’administration, à votre ou à vos associés, à votre équipe de direction ou à votre banquier.

Vous avez travaillé fort pour préparer ce document; il serait dommage qu’il ne soit pas approuvé simplement parce qu’il n’a pas été bien présenté. C’est pourquoi il est essentiel de garder en tête que peu importe la qualité du document que vous avez produit, si vous n’êtes pas capable de bien le présenter, il se peut que le projet soit refusé.

« Plus qu’un outil de prise de décision, le business case doit devenir un outil de vente parce que :

  • Chaque acteur a ses enjeux, ses besoins et ses objectifs.
  • Les ressources de l’entreprise sont limitées : une compétition féroce existe!
  • Un document ne parle pas.
  • Vous devez convaincre! »1

Maîtriser le contenu

Pour être en mesure de bien vendre le contenu, vous devez bien le maîtriser.

Si vous avez fait préparer le business case par un de vos employés, assurez-vous de connaître à fond tout le contenu du document. Vous ne voulez surtout pas être obligé de dire que vous ne connaissez pas la réponse parce que ce n’est pas vous qui avez préparé le document.

Par contre, s’il s’agit d’une question qui exige que vous fassiez plus de recherches afin de répondre, ne vous gênez pas pour dire que vous allez revenir avec une réponse après avoir fait ces recherches. Ne donnez surtout pas de fausse information.

Savoir à qui vous vous adressez

Est-ce que vous devez présenter le business case à un décideur ou à un groupe de décideurs?

Vous devez savoir qui seront les décideurs pour ce projet et adapter votre stratégie de présentation en conséquence. Par exemple, vous n’aurez pas la même stratégie de présentation si vous présentez le business case à un ou à quatre de vos associés.

Si vous devez présenter votre projet à plusieurs décideurs, il faut vous demander si vous leur présentez le projet séparément ou si vous faites une présentation conjointe. Les deux approches ont des avantages et des inconvénients; il reste à savoir laquelle vous apporte plus de bénéfices que de désavantages.

Quels sont les avantages et les inconvénients pour chacune des deux approches?

Présentation individuelle

Comme il a été mentionné plus haut, chaque acteur a ses enjeux, ses besoins et ses objectifs. Si vous décidez de leur présenter le projet séparément, cela vous permet de passer plus de temps avec chaque décideur et de vous concentrer sur les enjeux, les besoins et les objectifs propres à chacun. Lors d’une rencontre individuelle, vous pourrez poser des questions afin de cerner les préoccupations de la personne, la rassurer et lui parler des avantages de ce projet pour elle.

L’inconvénient principal de cette approche est qu’elle vous prendra beaucoup plus de temps qu’une présentation conjointe.

Présentation conjointe

Si vous optez pour une présentation conjointe aux décideurs, cela vous prendra moins de temps et vous permettra d’avoir une discussion en groupe sur le projet. Les personnes auront la chance de s’exprimer et de faire valoir leurs préoccupations.

Cette discussion engendrera probablement des modifications au projet. Par contre, si toutes les personnes se sentent écoutées et concernées, cela devrait mener à des concessions et à des consensus de la part de tous afin de faciliter leur adhésion au projet. L’inconvénient principal de cette approche est qu’elle est beaucoup plus exigeante, car vous devez vous assurer de garder le contrôle de la réunion.

Avant d’opter pour une approche ou l’autre, il vous faut tenir compte de l’influence du groupe. Pensez-vous que le groupe pourrait convaincre une personne d’approuver le projet ou au contraire qu’il pourrait décourager une personne qui aurait approuvé le projet? C’est une question très importante à vous poser avant de choisir votre approche.

Un truc

Un truc pour faire approuver plus facilement votre projet est d’en parler au préalable.

Vous aimez votre projet et vous y croyez? Alors, parlez-en dès que vous en avez l’occasion et avec enthousiasme. Les gens vont s’y intéresser et commencer à se faire à l’idée si le projet implique des changements dans leurs façons de faire. Les gens préfèrent qu’on les consulte plutôt que d’être placés devant le fait accompli.

De plus, ne vous gênez pas pour vérifier vos hypothèses et les autres informations auprès des futurs décideurs. Cela vous permettra de recueillir de l’information sur leurs préoccupations et d’en tenir compte dans votre business case.

Présentation en trois étapes

Vous ne savez pas comment préparer votre présentation du business case?

Objectif

Demandez-vous comment vous aimeriez vous le faire présenter et surtout, ce que vous allez chercher avec cette présentation. En général, l’objectif est de faire approuver le projet par votre associé ou votre banquier.

Gardez cet objectif en tête tout au long de votre préparation.

Limite de temps

Vous trouvez que vous manquez de temps, et lorsqu’on vous convoque en réunion, vous espérez que les gens respectent le temps qui leur est alloué? Cette situation s’applique à la majorité des gens; donc, commencez par vous fixer une limite de temps.

Contenu

Étant donné que les gens n’ont pas beaucoup de temps, vous devrez aller droit au but, avoir une présentation accrocheuse et être convaincant.

Si vous avez appliqué le truc mentionné ci-dessus, les gens sont déjà au courant du projet que vous allez leur présenter. Vous avez donc avantage à en exposer les grandes lignes sans vous embourber dans les détails.

Heureusement pour vous, cette partie a déjà été faite grâce au sommaire décisionnel, qui est un résumé convaincant de votre projet. Ce sommaire représente en fait le contenu de votre présentation.

Vous avez établi votre objectif. Vous avez fixé une limite de temps à la présentation. Vous avez utilisé le sommaire décisionnel pour définir le contenu de votre présentation.

À quoi vous reste-t-il à penser? À vous!

Êtes-vous à l’aise de faire des présentations en public? Dans l’affirmative, exploitez votre talent pour la présentation de votre business case.

Par contre, si ce n’est pas votre cas, servez-vous des outils qui sont à votre disposition pour vous améliorer. Par exemple, Internet regorge de trucs et d’astuces pour faire de bonnes présentations en public. Il y a fort à parier que vous y trouverez une vidéo sur le sujet.

Conclusion

Le business case est non seulement un outil d’aide à la décision, mais c’est aussi un outil de vente pour le projet que vous avez en tête. Il s’agit simplement de l’utiliser. Plus vous vous en servirez, plus il vous sera facile de le bâtir et de le présenter à des décideurs.

Vous êtes convaincu des bienfaits de votre projet? Alors, soyez convaincant!

Pour en savoir plus, nous vous invitons à vous inscrire à la formation Business case : pour y voir clair dans la sélection de vos projets, offerte par le Ministère.

1. Tiré du cours de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec, Comment bâtir un bon business case et bien le présenter, page 69.

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