Inventaire des fichiers de renseignements personnels

Crédit d'impôt au design

Regroupement d'information pertinente sur les designers et les entreprises qui utilisent les services de designers afin de procéder à la délivrance d'attestations qui seront transmises par les entreprises à Revenu Québec au moment de la production de leurs déclarations d'impôt, afin qu'elles puissent réclamer le crédit d'impôt au design.

Fichier conservé par le Secteur des industries stratégiques, des projets économiques majeurs et des sociétés d'État.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (crédit d'impôt au design)

Dossier de dotation

Fichier constitué à partir de données recueillies lors du processus d'embauche et lors de la tenue de concours.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (dossier de dotation)

Fichier CNESST

Fichier constitué pour assurer le traitement et le suivi des dossiers jusqu'à la consolidation de la lésion ou jusqu'au retour au travail de l'employé accidenté. Il contient :

• le formulaire de réclamation du travailleur;
• l'avis de remboursement;
• diverses lettres;
• les rapports médicaux;
• les avis ou des expertises médicales.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (fichier CNESST)

Fichier des dossiers personnels des employés du Ministère

Fichier constitué de documents relatifs aux mouvements de carrière. Il contient :

• les curriculums vitæ de fiches « employé »;
• les transactions de paie;
• les documents de retraite;
• les documents relatifs au développement et aux assurances.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (fichier des dossiers personnels des employés du Ministère)

Fichier des griefs

Fichier utilisé pour le traitement et le suivi des griefs en vue d'un règlement. Il contient :

• les formulaires de grief;
• les formulaires d'arbitrage;
• des lettres;
• les compte rendus de rencontres entre les parties;
• des notes;
• d'autres documents.

Fichier détenu par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (fichier des griefs)

Fichier des invalidités

Fichier constitué dans le but d'assurer le traitement et le suivi des invalidités du personnel du Ministère. Il comprend :

• les certificats médicaux;
• la correspondance;
• les formulaires de compagnies d'assurances.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (fichier des invalidités)

Liste des détenteurs de cartes d'accès aux bureaux du Ministère

Regroupement de renseignements personnels en vue de la gestion interne des cartes d'accès.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (liste des détenteurs de cartes d'accès aux bureaux du Ministère)

Liste des détenteurs d'un téléphone cellulaire ou d'un téléphone intelligent

Outil de gestion interne : liste alphabétique des détenteurs.

Fichier conservé par la Direction des ressources informationnelles.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (liste des détenteurs d'un téléphone cellulaire ou d'un téléphone intelligent)

Planification de la main d'œuvre (GPMO)

Le fichier « Gestion et planification de main-d'œuvre » est une banque de données fournie par le Secrétariat du Conseil du trésor et constituée à partir des données de la CARRA. Ce fichier permet de prévoir les départs à la retraite.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (planification de la main d'œuvre (GPMO))

Organisation dynamique des inscriptions (ODIN), système de gestion des formations

Fichier qui permet de :

• planifier et de suivre les activités de développement;
• comptabiliser les dépenses;
• rendre compte des données concernant la formation et d'exploiter ces données.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (Organisation dynamique des inscriptions (ODIN), système de gestion des formations)

Système de gestion des ressources humaines (SAGIR - SGR2)

Système contenant un dossier unique pour chaque employé et qui permet de simplifier et d’automatiser plusieurs processus de ressources humaines.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (Système de gestion des ressources humaines (SAGIR - SGR2))

Système informatif de gestion de ressources (SIGR)

Fichier destiné au suivi de la masse salariale du Ministère. Il intègre les données de SAGIP et de SAGIR afin de fournir, pour chaque période de paie, les dépenses cumulées et les prévisions de dépenses pour chaque employé du Ministère.

Fichier conservé par la Direction des ressources financières.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (Système informatif de gestion de ressources (SIGR))

Mouvement de personnel

Application informatisée qui permet aux directions d’être informées des mouvements d’un employé (arrivée, départ, changement de bureau, etc.) afin de prendre les mesures nécessaires (accès aux ressources, installation d’équipements, etc.).

Fichier conservé par la Direction des ressources matérielles et de la gestion documentaire.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (mouvement de personnel)

Suivi des emplois d'encadrement

Banque de données alimentée au profit d'une application Web du Secrétariat du Conseil du trésor relative à tous les renseignements qui concernent les gestionnaires. Cette banque de données permet de faire le suivi des postes d'encadrement.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (suivi des emplois d'encadrement)

Système de gestion budgétaire et comptable (SYGBEC)

Système comptable du gouvernement servant principalement à :

• émettre des paiements;
• suivre le budget;
• produire des rapports comptables et de gestion.

Fichier conservé par la Direction des ressources financières et de la gestion contractuelle.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (système de gestion budgétaire et comptable (SYGBEC))

Système automatisé de la gestion des informations sur le personnel (SAGIP)

Système comptable du gouvernement administré par le Centre de services partagés du Québec et qui sert à produire la paie des employés ainsi que des rapports comptables et de gestion.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (système automatisé de la gestion des informations sur le personnel (SAGIP))

Gestion des concours de recrutement et de promotion

Fichier qui contient les informations recueillies lors des concours (offres de services, résultats, etc.).

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (gestion des concours de recrutement et de promotion)

Candidatures pour des stages et des emplois étudiants

Fichier qui contient les coordonnées et les curriculums vitæ des candidats intéressés à faire des stages au Ministère ou à obtenir un emploi étudiant.

Fichier conservé par la Direction des ressources humaines.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (candidatures pour des stages et des emplois étudiants)

Demande d'adhésion ou de changement au virement automatique

Fichier contenant les coordonnées bancaires des fournisseurs afin de pouvoir modifier leur dossier s’il y a lieu.

Fichier conservé par la Direction des ressources financières et de la gestion contractuelle.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (demande d'adhésion ou de changement au virement automatique)

Application CT voyage

Application permettant au voyageur de remplir le formulaire Approbation d’un déplacement à l’extérieur du Québec. Elle est également utilisée par la Direction des ressources financières et de la gestion contractuelle pour obtenir les données nécessaires à la reddition de comptes et au suivi des budgets.

Fichier conservé par la Direction des ressources financières et de la gestion contractuelle.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (application CT voyage)

Contrats de services

Fichier constitué de l’ensemble des informations pertinentes pour l’élaboration de contrats de services de 1 000 $ et plus.

Fichier conservé par la Direction des ressources financières et de la gestion contractuelle.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (contrats de services)

Demande de traitement d'un dossier fournisseur

Fichier comportant des renseignements au sujet de fournisseurs afin de pouvoir créer un dossier pour chacun d’eux dans SAGIR.

Fichier conservé par la Direction des ressources financières et de la gestion contractuelle.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (demande de traitement d'un dossier fournisseur)

Solution d'affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR) - SGR1 - Système de comptabilité (dépenses) et acquisitions

Système comptable du gouvernement servant principalement à :

• faire des paiements;
• suivre le budget;
• produire des rapports comptables et de gestion.

Fichier conservé par la Direction des ressources financières et de la gestion contractuelle.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (solution d'affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR) - SGR1 - Système de comptabilité (dépenses) et acquisitions)

Demande d'accès à l'information

Fichier contenant l’ensemble des documents visés par une demande d’accès à l’information, sous toutes les formes.

Fichier détenu par le Secrétariat général.

Déclaration d'un fichier de renseignements personnels (demande d'accès à l'information)