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Foire aux questions – Appels de projets d'innovation sociale

Définitions

Qu’est-ce que le numéro d’entreprise (NEQ)? Est-il obligatoire?

Le NEQ est le numéro fourni par le Registraire des entreprises du Québec.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité. lorsque l’entreprise s’immatricule au registre des entreprises. Il facilite l’identification de l’entreprise auprès des organismes publics et des partenaires d’affaires.

Il est impératif d’avoir un NEQ pour faire une demande de financement. Sans ce numéro correctement inscrit, il ne sera pas possible d’ouvrir une demande d’aide financière puisque le demandeur ne pourra être identifié. Pour l’obtenir, vous devez consulter la personne responsable des finances dans votre organisme ou établissement. Veuillez noter qu’un organisme ou établissement peut posséder plus d’un NEQ (voir la question suivante sur le numéro d’établissement).

Qu’est-ce que le numéro d’établissement?

Le numéro d’établissement est fourni par le Registraire des entreprises du Québec.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité. lorsque l’entreprise possède plusieurs établissements administratifs, par exemple une université. Comme le NEQ, ce numéro est nécessaire pour identifier le bénéficiaire de l’aide.

Qu’est-ce que le milieu preneur?

Nous entendons par « milieu preneur » un organisme (privé, public ou parapublic) ou un groupe d’organismes dont les activités touchent la problématique sociale visée par l’appel de projets ou qui en a une bonne connaissance et souhaite investir dans le projet afin de valoriser l’innovation sociale. Le milieu preneur comprend le milieu utilisateur et le partenaire financier.

Qu’est-ce que le milieu utilisateur?

Le milieu utilisateur est un organisme qui participe activement au processus de cocréation et de réalisation du projet, qui cherche à en valoriser les résultats et qui y contribue en espèces ou en nature.

Qu’est-ce que le partenaire financier?

Le partenaire financier est un organisme qui contribue financièrement au projet, sans participer nécessairement à la réalisation et à l’avancement du projet.

Qu’est-ce qu’une innovation sociale?

Une innovation sociale est une idée, une approche, une intervention, un service, un produit, une loi ou un type d’organisation constituant une nouveauté et répondant plus adéquatement et plus durablement que les solutions existantes à un besoin social bien défini, ou encore une solution ayant trouvé preneur au sein d’un établissement, d’une organisation ou d’une collectivité et produisant un bénéfice mesurable pour la collectivité et non seulement pour certains individus. La portée d’une innovation sociale est transformatrice et systémique.

Qu’est-ce que le transfert des connaissances?

Le transfert des connaissances désigne l’ensemble des activités et des mécanismes d’interaction favorisant la diffusion, l’adoption et l’appropriation des connaissances les plus à jour possible en vue de leur utilisation par le ou les publics cibles.

Admissibilité

Un organisme à but non lucratif (OBNL) peut-il déposer une demande de financement?

Seuls les organismes admissibles, soit les établissements du réseau québécois d’enseignement supérieur (collèges et universités) et les organismes d’intermédiation en innovation sociale reconnus par le gouvernement du Québec (OLTIS), peuvent déposer une demande de financement. Un OBNL pourrait établir un partenariat avec un de ces établissements ou organismes pour la réalisation d’un projet, mais ce sont ces établissements ou organismes qui devront déposer la demande de financement.

Un centre collégial de transfert de technologie (CCTT) peut-il déposer une demande de financement?

Oui, cependant un CCTT doit déposer sa demande de financement par l’entremise de l’établissement du réseau québécois de l’enseignement supérieur auquel il se rattache.

Est-il possible de créer un partenariat avec une direction d’établissement d’enseignement supérieur, par exemple la direction de l’innovation d’une université, ou faut-il absolument passer par un chercheur ou une chaire de recherche?

Il n’est pas nécessaire que le demandeur soit un chercheur ou une chaire de recherche; une direction d’université est admissible au financement. Il est à noter que le demandeur n’est pas nécessairement la personne ou l’organisme qui réalisera le projet. Toutefois, il agira à titre de répondant quant à son bon fonctionnement et à la reddition de comptes.

Quels sont les projets admissibles aux appels de projets d’innovation sociale?

Les projets soumis doivent répondre aux critères d’admissibilité détaillés dans le guide de présentation des demandes, notamment en ce qui concerne les documents obligatoires, le pourcentage minimal de cofinancement et la participation d’un milieu utilisateur. Les critères d’évaluation des projets, notamment l’envergure des retombées, la pertinence de la participation du milieu utilisateur ainsi que la capacité de pérennisation et de mise à l’échelle, sont sous la responsabilité du comité d’évaluation. Le Ministère voit uniquement au respect des exigences des appels de projets et des modalités de présentation des demandes.

Quelles sont les durées minimales et maximales des projets?

Les projets doivent être d’une durée d’au moins 12 mois et peuvent s’échelonner sur un maximum de 36 mois. Il s’agit de la durée totale nécessaire à la réalisation du projet. Les projets devront obligatoirement débuter avant le 1er juin 2022.

Dépôt d’un projet

Quelles sont les étapes à suivre pour déposer un projet?

La présentation des projets se réalise en deux étapes. La première comprend le dépôt d’un formulaire d’inscription. Les personnes qui souhaitent déposer une demande de subvention doivent obligatoirement transmettre par courriel le formulaire d’inscription sous format PDF au Ministère au plus tard le 30 juillet 2021, à 23 h 59. Cette première étape vise à confirmer l’admissibilité des établissements demandeurs et à aider le Ministère à déterminer ses besoins d’évaluation.

La seconde comprend le dépôt de la demande complète et son évaluation par un comité d’évaluation indépendant. Les demandes complètes doivent être transmises au Ministère au plus tard le 27 septembre 2021, à 23 h 59. Tous les documents doivent être conformes aux exigences de l’appel de projets. La responsabilité de vérifier la conformité de la demande appartient au demandeur. Toute demande sera jugée inadmissible si l’un ou plusieurs des documents sont manquants ou incomplets au moment du dépôt.

Quels documents ou pièces justificatives sont obligatoires pour le dépôt de la demande complète?

Tous les documents suivants sont nécessaires à l’évaluation d’un projet. La responsabilité de vérifier la conformité de la demande appartient au demandeur. Seules les demandes complètes seront évaluées :

  • Formulaire de demande d’aide financière.
  • Description du projet (maximum huit pages).
  • Diagramme de Gantt (maximum une page).
  • Tableaux budgétaires (document Excel).
  • Justification du budget du projet (maximum deux pages).
  • Lettre(s) d’appui du milieu preneur (maximum deux pages par lettre).
  • Curriculum vitæ abrégé (maximum deux pages).
J’éprouve de la difficulté à ouvrir le formulaire d’inscription ou le formulaire de demande d’aide financière. Que dois-je faire?

Le formulaire de demande d’aide financière est un formulaire PDF dynamique. Certains logiciels intégrés à des navigateurs Web permettent l’ouverture de documents PDF sur notre site Web, mais ils ne prennent pas en charge les fonctionnalités avancées de nos formulaires. Par conséquent, un message d'erreur apparaît. Vous devez alors télécharger le formulaire et l'ouvrir sur votre ordinateur. Voici comment procéder :

Téléchargement du formulaire

  • Cliquez sur le lien du formulaire avec le bouton DROIT de votre souris.
  • Pour les utilisateurs de PC : sélectionnez l’option « Enregistrer la cible sous » ou « Enregistrer le lien sous ».
    Pour les utilisateurs de Mac : sélectionnez l’option « Télécharger le lien sur le disque » ou « Télécharger le fichier lié sous ».
  • Choisissez, sur votre ordinateur, le dossier où vous désirez enregistrer le fichier.
  • Sélectionnez l’option « Enregistrer ».

À noter que la procédure peut différer d’un navigateur à l’autre et selon la version utilisée. Veuillez recourir à l’aide en ligne de votre navigateur si tel est le cas.

Ouverture du formulaire

  • Cliquez sur le formulaire avec le bouton droit de la souris.
  • Sélectionnez l’option « Ouvrir avec ».
  • Rendez-vous dans les choix de programmes.
  • Sélectionnez l’option « Adobe Reader ».
Dans quel appel de projets parmi les cinq thèmes proposés devrais-je déposer mon projet?

Le demandeur a la responsabilité de démontrer l’adéquation de son projet avec le thème de l’appel de projets choisi. Celle-ci sera ensuite jugée par le comité d’évaluation. Ainsi, le Ministère n’offre aucune suggestion ou rétroaction quant au choix du thème. Il répond uniquement aux questions sur les exigences des appels de projets et les modalités de présentation des demandes.

Est-ce qu’un organisme ou un établissement peut déposer plus d’un projet et, le cas échant, recevoir plus d’une subvention?

Oui. Il n’y a pas de limite dans le nombre de projets pouvant être déposés ou financés par un organisme ou un établissement, à l’exception de la limite du budget alloué pour l’appel.

Est-ce qu’un organisme ou un établissement peut déposer un même projet en réponse à plus d’un appel de projets?

Un organisme ou un établissement ne peut pas déposer le même projet en réponse à plus d’un appel de projets. Son projet pourrait alors se voir disqualifié des appels.

Comment faut-il transmettre une demande de subvention au Ministère?

La demande doit être présentée en un seul document PDF déverrouillé et transmise au Ministère par courriel en indiquant le nom de l’appel de projets en objet. Le courriel de transmission ne doit comprend qu’une seule demande. Si un établissement admissible souhaite déposer plus d’une demande, il doit envoyer un courriel séparé pour chaque demande.

Pouvons-nous soumettre notre demande en anglais?

Non. La demande ainsi que tous les documents obligatoires et les pièces justificatives doivent être rédigés en français. En vertu de la Charte de la langue française ainsi que de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, « l’Administration requiert des personnes morales et des entreprises que les documents qui font partie d’un dossier établi en vue de l’obtention d’une subvention […] soient rédigés en français ».

Une demande sera-t-elle acceptée si elle ne comprend pas tous les documents obligatoires ou pièces justificatives et si elle n’est pas transmise dans les délais prescrits?

Non. La demande doit être reçue par le Ministère avant la date limite de dépôt. Le formulaire de demande d’aide financière devra être daté et signé, et toutes les pièces justificatives requises devront être jointes, sans quoi la demande ne sera pas traitée.

Dépenses admissibles et aide financière

Dans le Guide de présentation des demandes, il est indiqué que le milieu preneur doit contribuer au projet à hauteur de 20 % du budget total de ce dernier. À quel montant correspond ce pourcentage?

Le montant représente la contribution minimale exigée des milieux preneurs et des partenaires et correspond à 20 % du coût total du projet. Par exemple, si le Ministère contribue au projet à hauteur de 300 000 $, soit 80 % du coût total du projet, il est attendu des milieux preneurs et des partenaires qu’ils apportent 75 000 $, soit 20 % du coût total du projet. Pour déterminer le montant de la contribution des milieux preneurs et des partenaires, il est nécessaire d’appliquer la règle de trois.

Qu’est-ce qu’une dépense en nature?

Une dépense en nature est un service en nature dont la valeur peut être raisonnablement établie et appuyée par des pièces justificatives, valeur demeurant inférieure ou égale au montant qu’il aurait fallu payer pour les mêmes éléments. À noter que le total des contributions en nature doit être égal au total des dépenses qui lui sont associées. Ainsi, une contribution en nature constitue à la fois un revenu et une dépense pour un projet.

Un rabais offert par une entreprise peut-il être considéré comme une contribution en nature au projet?

Non, un rabais offert par les fournisseurs de produits consommables, d’équipements ou de services, par exemple, n’est pas admissible à titre de contribution en nature. Par conséquent, il ne doit pas être inscrit dans le tableau budgétaire.

Une entreprise qui contribue en nature à un projet peut-elle également agir à titre de fournisseur dans le cadre de ce même projet et vendre ses produits ou ses services au bénéficiaire de l’aide gouvernementale?

Non, une entreprise qui contribue en nature à un projet ne peut pas vendre ses produits ou ses services au bénéficiaire de l’aide gouvernementale dans le cadre du projet en question.

Les salaires des chercheurs universitaires sont-ils admissibles aux fins de calcul de la subvention?

Non. Les salaires des chercheurs universitaires rémunérés par leurs établissements ou organismes subventionnaires respectifs (fédéraux ou provinciaux) ne sont pas admissibles. De plus, leur salaire ne peut pas être considéré comme une contribution en nature pour le 20 % de cofinancement minimum.

Les sommes liées à la libération des enseignants sont-elles admissibles aux fins de calcul de la subvention?

Non, elles ne peuvent pas être considérées comme des dépenses admissibles ni comme des contributions relatives au cofinancement de 20 % exigé des milieux preneurs et des partenaires.

Les salaires d’employés du milieu preneur peuvent-ils être considérés dans le 20 % de cofinancement exigé?

Oui, si les employés prennent part à la réalisation et au processus de cocréation du projet.

Quels sont les coûts indirects de recherche, aussi appelés frais indirects de recherche (FIR)?

Les coûts indirects de recherche représentent des dépenses de fonctionnement nécessaires à la réalisation des projets. Un taux fixe de 27 % est appliqué, au prorata de la contribution du Ministère, aux cinq postes de dépenses suivants des coûts directs des projets :

  • Salaires, traitements et avantages sociaux.
  • Bourses à des étudiants.
  • Matériel, produits consommables et fournitures (y compris les frais d’animalerie et de plateformes).
  • Achat ou location d’équipements.
  • Frais de déplacement et de séjour.

Il est à noter que seuls les universités et les établissements hospitaliers affiliés aux universités peuvent réclamer ces frais.

Les coûts indirects de recherche sont-ils comptabilisés en surplus des aides financières accordées par le Ministère?

Non. Les coûts sont comptabilisés à l’intérieur des aides financières accordées par le Ministère. Ils représentent des dépenses nécessaires à la réalisation des projets.

Peut-il y avoir une compensation financière pour la participation au projet de recherche?

Oui, les patients ou les citoyens consultés ou mis à contribution peuvent être dédommagés pour le temps consacré au projet.

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