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Les 5S, une méthode d’organisation des postes de travail

La méthode 5S, applicable à tout espace de travail (y compris les bureaux), constitue une forme de standardisation des postes de travail, par gestion visuelle.

Elle fait en sorte qu’un employé puisse avoir quotidiennement, à portée de la main, l’information, les outils et le matériel requis pour effectuer sa tâche à son poste de travail, et ainsi travailler efficacement et de façon sécuritaire.  

L’objectif est d’instaurer des espaces de travail efficaces qui s’expliquent et se réglementent par eux-mêmes en tout temps, à l’aide de procédures et d’instructions visuelles.

Les cinq étapes de la méthode 5S

Les 5S correspondent à la première lettre de chacune des cinq étapes de la méthode :

1. Sélectionner

Trier tous les objets présents au poste de travail et ne conserver que ceux qui sont utiles au quotidien.

Ce qui n’est utilisé qu’à l’occasion ou ce qui n’ajoute aucune valeur devrait être rangé ailleurs, en dehors de la zone de travail, et ce qui n’a pas servi durant la dernière année et qui ne sera pas utilisé à court terme devrait être éliminé.

Utilisation Décision à prendre
Jamais À éliminer de l’aire de travail
Rarement À mettre à l’extérieur de l’aire de travail
À l'occasion À mettre dans l’aire de travail
Souvent À garder près des opérations
Toujours À garder à portée de la main

2. Situer

Déterminer un emplacement, c’est-à-dire réserver une place, pour chaque chose (outil, document, etc.) au poste de travail, de façon à pouvoir trouver la chose nécessaire au moment opportun, en facilitant son accès et son utilisation.

Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place. En désignant des emplacements, un espace vide ne constitue plus qu’un simple trou où l’on peut y ranger n’importe quel objet qui traîne sur le plancher

Ce schéma explique comment donner un sens au mot « vide ». La première colonne contient une image d’un baril, accompagnée du libellé « Emplacement du baril ». La deuxième colonne contient une image sur laquelle le baril est absent, accompagnée du texte suivant : Mais quand le baril est ailleurs, qu’est-ce qui doit être à cet endroit? « L’endroit » n’a pas de signification. Qu’est-ce qui indique la place du baril? La troisième colonne contient une image sur laquelle l’emplacement du baril est indiqué par un carré bleu et un cercle rouge, accompagnée du texte suivant : La bordure est la première étape pour donner une signification à « l’endroit ». La quatrième et dernière colonne contient une image sur laquelle l’emplacement du baril est indiqué par un carré bleu et un cercle rouge. Le libellé « Baril d’huile » est inscrit sur le carré bleu, identifiant ainsi le type de baril. L’image est accompagnée du texte suivant : Quand le baril est ailleurs, on sait maintenant que : 1. « l’endroit » est vide, 2. mais que cette place est habituellement occupée. Ajouter une adresse augmente la signification de l’emplacement.

3. Scintiller

Nettoyer, peinturer et s’attaquer aux sources de saleté. Plutôt que de nettoyer de manière répétitive, y aurait-il une méthode de travail plus efficace? Pourrait-on modifier les outils de manière à garder le poste de travail propre?

Il est important de déterminer les causes principales des problèmes de malpropreté afin de prendre les mesures nécessaires pour éliminer ces problèmes à la source.

Une approche efficace pour trouver les vraies causes des problèmes est la technique des « cinq pourquoi ».

Problème Solution
Il y a une tache d’huile sur le plancher. Enlever l’huile.
Pourquoi?
Parce que la machine laisse échapper de l’huile.
Réparer la machine.
Pourquoi?
Parce que les joints d’étanchéité sont usés.
Remplacer les joints.
Pourquoi?
Parce que les joints achetés sont de moins bonne qualité.
Changer les spécifications.
Pourquoi?
Parce que les prix obtenus sont concurrentiels.
Modifier la politique d’achat.
Pourquoi?
Parce que le responsable des achats est évalué selon les coûts épargnés à court terme.
Changer la politique d’évaluation.

4. Standardiser

Désigner les emplacements et les objets en instaurant des méthodes de travail standard respectées par tous ceux qui travaillent à un même poste de travail et des contrôles visuels afin de pouvoir mesurer la performance des processus.

Par exemple, tous les outils d’un poste de travail pourraient être d’une même couleur (une tache de peinture ou un ruban adhésif de couleur suffisent) : bleu à un poste, jaune ou rouge à un autre.

Notez bien qu’avec les 5S, les outils sont attitrés aux postes de travail et non aux employés.

5. Suivre

Mettre de la rigueur dans le système de manière à ce que les 5S s’intègrent à la culture de l’entreprise.

Assurer le suivi afin que tout demeure propre et ordonné en dressant une liste de vérification par processus de manière à exécuter des audits de façon périodique (voir la partie concernant la feuille d’audit à la fin du document).

Une bonne façon de procéder pour implanter les 5S consiste à commencer par un seul poste de travail, idéalement avec un employé volontaire et motivé. Ce poste pourra ensuite servir de modèle pour tous les autres.

Implanter les 5S

Voici maintenant, en gros, les étapes permettant d’implanter facilement et rapidement les 5S :

  1. Faire un grand ménage des postes de travail et éliminer tout ce qui n’a aucune utilité (matières premières et produits défectueux ou invendables, matériel d’emballage inutilisable, etc.).

  2. Isoler dans un coin ou désigner clairement à l’aide d’autocollants rouges, par exemple, les objets qui ne sont que peu ou pas utilisés (par exemple ceux n’ayant pas servi au cours de la dernière année).

    Il s’agit ensuite d’attendre quelques jours pour laisser le temps à l’équipe de retirer de ce coin les objets susceptibles de servir à court terme (d’ici un à deux mois) et d’enlever, le cas échéant, les autocollants rouges qui y sont apposés.

    Après cette période de réflexion, tout ce qui est encore dans le coin ou qui porte encore un autocollant rouge devrait être éliminé.

  3. Séparer ce qui est utilisé quotidiennement de ce qui est utilisé occasionnellement.

    Les objets utilisés quotidiennement devraient être à portée de la main à chaque poste de travail (quitte à acheter quelques outils additionnels pour que les postes soient complets), alors que ce qui n’est utilisé qu’occasionnellement devrait être placé un peu plus loin, à un endroit connu de tous, de manière à ne pas nuire aux opérations.

    À titre d’exemple, il est possible de garder à un poste de travail servant aux expéditions un stock minimum de matériel d’emballage (cartons, ruban adhésif, etc.), le reste du matériel d’emballage pouvant être placé plus loin.

    Une fois les trois premières étapes terminées, vous aurez réussi à mettre en œuvre le premier « S » (sélectionner).

  4. Pour mettre en pratique le deuxième « S » (situer), il suffit de prendre le temps de désigner une place pour chaque chose à l’intérieur de chaque poste de travail, alors que pour le troisième « S » (scintiller), il s’agit simplement de procéder à un nettoyage et de réfléchir à des moyens qui permettraient de réduire les sources de saleté.

  5. En ce qui concerne le quatrième « S » (standardiser), il consiste habituellement en la rédaction de procédures et d’instructions de travail pour les tâches plus complexes ou susceptibles de causer des erreurs.

    Dans certains cas, de petits aide-mémoire visuels peuvent suffire (par exemple un tableau indiquant à quels endroits entreposer les différents produits), de pair avec une identification visuelle des objets aux postes de travail (par exemple les outils d’un poste de travail peuvent être identifiés par une couleur précise, et les contours des objets peuvent être dessinés de manière à ce que tous sachent facilement à quel endroit va chaque objet). 

  6. Quant au dernier « S », soit le cinquième (suivre), c’est généralement le plus difficile à mettre en pratique puisqu’il s’agit, une fois que les quatre premiers « S » ont été appliqués, de maintenir les lieux de travail propres et en ordre.

    Pour ce faire, il est essentiel que les employés réservent un peu de temps à la fin de chaque journée pour ranger leurs outils au bon endroit et, possiblement, un peu plus de temps à la fin de la semaine pour faire le ménage de leur poste de travail.

    En plus de réserver du temps au rangement et au ménage, il est tout aussi essentiel de mener des audits de façon régulière afin de s’assurer que le personnel respecte la mise en application des 5S tout en démontrant l’importance que cela revêt pour l’entreprise.

Feuille d'audit

Afin de disposer d'un environnement de travail propre, rangé et ordonné pour une meilleure efficacité, la feuille d'audit 5S constitue un exemple de liste d'éléments à vérifier lors d'une inspection, pour s'assurer de bien répondre aux exigences ou aux standards de la méthode 5S.

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