Des règles de base en gestion d'entrepôt devraient normalement être établies en fonction des produits et dans un souci de minimiser les déplacements. En voici quelques-unes :

• Codifier ou numéroter les allées (ou les rangées), les sections d'étagères et les localisations (voir l’exemple de codification des localisations d’un entrepôt à la fin du document).
• S'assurer de toujours garder les allées libres (il ne doit pas y avoir de stocks au milieu des allées).
• Déterminer et réserver une localisation pour chaque produit.
  • Dans le cas où il y aurait un surplus important, prévoir des zones dédiées à cet effet et indiquer, s’il y a lieu, cette localisation sur la fiche « produit » dans le logiciel comptable ou dans le système de gestion ERP.
  • S'assurer que la localisation figure sur les listes de cueillette utilisées par le personnel de l'entrepôt (« pick lists » ou préparation des commandes).
• Limiter au minimum les déplacements, tant lors de la mise en stock que lors de la cueillette des produits, de manière à gagner du temps et à augmenter la productivité.
• Placer près de la zone d’emballage et d’expédition (c’est-à-dire aux extrémités des allées) les produits générant le plus grand nombre de demandes ou encore ceux dont la rotation est la plus élevée (il s'agit souvent des mêmes produits).
  • Ce sont les produits générant la majeure partie des cueillettes et de la mise en stock (autrement dit, le 20 % de « SKU » générant le 80 % des demandes). Pour vous aider en ce sens, vous aurez besoin d’un rapport indiquant le nombre de demandes par rapport aux « SKU » (si vous ne disposez pas d'un tel rapport, vous pouvez très bien utiliser un rapport indiquant le niveau de rotation des stocks par produit).
  • À cet effet, des statistiques démontrent qu’environ 50 % du temps total de cueillette est attribuable aux déplacements, alors que 20 % du temps est imputable à la recherche et seulement 15 % à la cueillette elle-même).
• Assigner les localisations les plus faciles d’accès (les tablettes du milieu) aux produits les plus demandés.
  • Les localisations plus basses (au sol) devraient être réservées aux articles plus lourds alors que celles plus hautes devraient être réservées à des articles plus légers à faible rotation.
• Les petits articles de grande valeur devraient, tout comme les items potentiellement dangereux, être situés à des endroits faciles à contrôler.
• Regrouper à un même endroit, lorsque possible, les produits qui sont souvent demandés dans une même commande.
  • Cela permet de réduire les déplacements lors des cueillettes. Quant aux produits à plus faible vélocité, ils peuvent être regroupés en fonction des fournisseurs. Vous limiterez ainsi les déplacements lors de la réception et de la mise en inventaire du stock.
• Équilibrer autant que possible la charge de travail entre les différentes allées de l’entrepôt. Éviter, autant que possible, que les trois à quatre produits générant le plus grand nombre de demandes ne se retrouvent dans une même allée qui deviendrait elle-même un goulot d’étranglement ainsi qu’une source de délais.
• Organiser les tournées de cueillette dans l’entrepôt.
  • Cette règle ne peut pas toujours être appliquée : cela dépend de la taille de l’entrepôt et du nombre de commandes traitées chaque jour. Vous pouvez effectuer une tournée de cueillette pour chaque commande, mais vous pouvez également regrouper plusieurs commandes lors d’une même tournée ou encore effectuer des cueillettes par zones de l’entrepôt. Toutefois, dans le cas d’une cueillette multicommandes ou par zones, il importe de s’assurer que tout est synchronisé à la porte d’expédition. Le trajet de la tournée de cueillette devrait idéalement débuter par les objets les plus lourds et les plus encombrants.
• Informatiser la cueillette au sein de l'entrepôt grâce à l'utilisation de codes à barres.
  • Encore une fois, ce procédé n’est pas toujours rentable : cela est tributaire à la taille de l’entrepôt et du nombre de commandes traitées chaque jour. Il peut néanmoins s'agir d'un excellent moyen pour accroître la productivité dans l'entrepôt.

À la lumière des points précédents, voici quelques exemples de différents types d’entreposage.

Assignation des produits, des fournisseurs ou des familles de produits à des zones préalablement formées. 

Chaque espace est consacré à un produit, à un fournisseur ou à une famille de produits. 

Environnement à privilégier lorsqu’il y a un grand nombre de cueillettes ou de prélèvements de petites quantités, permettant ainsi l’optimisation de la cueillette.

Par exemple, dans les commerces, on trouve parfois la zone de prélèvement au sol (à portée de main du consommateur) avec une réserve au-dessus (située à l’étage supérieur), à l'arrière-boutique ou dans un entrepôt-centre de distribution.

Dans les usines, on trouve souvent des zones de prélèvement à proximité des postes de travail avec des produits ou composants gérés par un système kanban et réapprovisionnés à partir d'un magasin/entrepôt central.