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Guides et outils

Démarche d’acquisition d’un SIG

Voici un diagramme qui illustre les principales étapes relatives à une démarche d'acquisition d'un SIG en quatre phases (préparation, sélection, implantation et optimisation).

Phase 1 – Préparation

1- Comprendre l'entreprise et son environnement.

2- Cartographier les processus.

3- Améliorer les procédés et les processus.

4- Vérifier si l'amélioration requiert vraiment un SIG.

Phase 2 – Sélection

5- Élaborer un cahier des charges

  • Définir le besoin justifiant l'acquisition du SIG.
  • Nommer un porteur de projet.
  • Constituer une équipe de sélection multidisciplinaire et expérimentée.
  • Documenter les forces et faiblesses des processus et systèmes existants.
  • Décrire les échanges d'information (données) entre les processus, systèmes et parties prenantes.
  • Repérer les enjeux ou éléments critiques relatifs à l'acquisition d'un SIG.
  • Classer les processus et les fonctionnalités à satisfaire selon leur degré d'importance.
  • Établir les divers coûts directs et indirects liés à l'acquisition d'un SIG.
  • Définir les étapes des besoins à satisfaire.
  • Déterminer les critères de sélection à l'égard de l'intégration des besoins liés au SIG.
  • Statuer sur l'échéancier envisagé.
  • Statuer sur l'enveloppe budgétaire disponible pour le projet.
  • Produire le cahier des charges.

6- Rechercher et évaluer des solutions

  • Rechercher des solutions sur Internet et mandater un expert en SIG lorsque vous ne disposez pas d’expertise suffisante à l’interne.
  • Trouver au plus dix solutions offertes par le SIG en fonction de critères de sélection établis.
  • Obtenir une proposition de services répondant au cahier des charges.
  • Compiler et comparer les résultats.
  • Retenir trois solutions proposées par le SIG.
  • Obtenir une démonstration des trois solutions retenues.
  • Actualiser les propositions des fournisseurs en tenant compte des démonstrations réalisées.

7- Valider si le dossier de décision et le rendement du capital investi (RCI) sont toujours favorables

  • Retenir la meilleure proposition.
  • Réévaluer la viabilité de la proposition dans son contexte d'implantation.
  • Négocier l'acquisition. 
  • Se prononcer sur la décision de poursuivre l'acquisition compte tenu de la rentabilité, des changements et de l'échéancier.

Phase 3 – Implantation

8- Implanter la solution (fournisseur et équipe d'implantation)

  • Constituer l'équipe d'implantation.
  • Réaliser la gestion du projet et le plan de communication relatif à la gestion du changement.
  • Mettre en place l'équipement et s'assurer de l'intégrité des données.
  • Former l'équipe d'implantation du SIG.
  • Créer les processus cartographiés dans le SIG.
  • Concevoir une simulation répliquant les processus en place. 
  • Former le personnel.
  • Expérimenter la simulation conçue par le personnel affecté respectivement à la mise en place des processus du système.
  • Démarrer le SIG et mettre simultanément aux archives l'ancien système et les processus effectués manuellement auparavant.

Phase 4 – Optimisation

9- Optimiser et améliorer l'utilisation de la solution

  • Effectuer un bilan (forces, faiblesses et éléments à améliorer).
  • Élaborer et exécuter le plan d'amélioration.

La mise en place d’un SIG doit être perçue comme un processus à long terme devant évoluer au rythme de l’entreprise. Il est important de sélectionner le système de façon méthodique et rigoureuse en fonction des besoins immédiats, mais également selon une vision à moyen terme. 

De fait, il convient de s’assurer que les fonctionnalités d’un SIG correspondent à l’évolution des besoins de l’organisation dans le temps.

L’implantation du SIG requiert par la suite un engagement, de la rigueur et de la détermination de la part de la haute direction et de l’ensemble du personnel, ainsi qu’une concentration soutenue pour favoriser l’atteinte des objectifs du projet.

Le démarrage du nouveau système ne doit pas être perçu comme une finalité, mais plutôt comme la fin de la première étape d’un processus d’amélioration continue qui servira de fondation pour assurer la compétitivité et l’essor de l’entreprise.