Trousse d'information à l'intention des entreprises d'économie sociale – Comment faire affaire avec les organismes publics

Introduction
Acheteurs au gouvernement
Cheminement général menant à la signature d'un contrat
Exemples de biens ou de services fréquemment achetés
Quelques témoignages
Trois modes de sollicitation d'un contrat
Éléments qui peuvent favoriser les entreprises d'économie sociale
Attestation de Revenu Québec et autorisation de l'Autorité des marchés financiers
Bonnes pratiques
Pour plus d'information

Introduction

Les entreprises d'économie sociale qui souhaitent conclure des contrats d'approvisionnement ou de services avec le gouvernement trouveront dans cet outil plusieurs éléments d'information clés pour instaurer ou consolider leurs relations d'affaires avec l'administration publique (ministères et organismes) et parapublique (commissions scolaires, cégeps, universités, centres de santé et de services sociaux, etc.).

L'élaboration de cette trousse d'information constitue l'une des actions prévues aux Initiatives pour développer l'achat public auprès des entreprises collectives. Lancées en juin 2011, ces initiatives visent à instaurer un mouvement en faveur de l'approvisionnement des organismes publics et municipaux en biens et en services produits par les entreprises d'économie sociale.

Acheteurs au gouvernement

Par « organisme public », on entend :

En plus des organismes publics, le Québec compte plusieurs sociétés d'État (voir note 1) : Hydro-Québec, Loto-Québec, Société des alcools du Québec, Société des établissements de plein air du Québec, etc.

Cheminement général menant à la signature d'un contrat

En matière d'adjudication de contrat, plusieurs étapes doivent être franchies avant d'en arriver à la signature du contrat. Voici une description sommaire de ces étapes. Le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) a produit un schéma – obtenir un contrat au gouvernement qui illustre justement ce cheminement :

Exemples de biens ou de services fréquemment achetés

Quelques témoignages

Une occasion de se développer davantage!

Services Industriels R.C. Inc/Broderie Signature est fier d'être partenaire d'affaires d'Hydro Québec depuis 2009. Signer une entente contractuelle avec cette firme d'envergure nous a permis de nous développer comme organisation et de structurer tous les départements de l'entreprise. Les intervenants, tant pour les achats que pour la mise en place du contrat, nous ont assistés tout au long du processus afin de nous aider à nous conformer à leurs exigences et ce sont maintenant des normes que nous établissons pour chaque contrat, peu importe le client. Faire affaire avec Hydro-Québec nous a amenés à un niveau supérieur en tant que manufacturier et la qualité des produits que nous fabriquons maintenant offre un net avantage concurrentiel que nous exploitons pour remporter d'autres appels d'offres.

Broderie Signature
Entreprise adaptée spécialisée en couture industrielle

Faire d'une pierre deux coups

Les centres de formation en entreprise et récupération (CFER) permettent de transformer les matières résiduelles de grandes entreprises et sociétés d'État en matière première pour la formation d'élèves en difficulté. Ces partenariats permettent de détourner de l'enfouissement plusieurs tonnes de précieuses ressources tout en amenant des jeunes sur le chemin de la réussite en devenant des personnes autonomes, des citoyens engagés et des travailleurs productifs. Nos clients sont Hydro-Québec, Bell, MAAX, la SAQ et la SÉPAQ, pour ne nommer que ceux-là. Par leur collaboration avec ces grandes organisations, les CFER contribuent de façon environnementale, sociale et économique à l'essor du développement durable au Québec.

Réseau québécois des CFER
Centres de formation en entreprise et récupération

Tout pour l'environnement et la communauté

Recyclage Vanier offre des services de destruction de documents confidentiels à plusieurs ministères et organismes gouvernementaux. Ce partenariat s'avère mutuellement avantageux. Une entreprise d'économie sociale comme la nôtre augmente ainsi son volume d'affaires et ses revenus autogénérés, ce qui lui permet de poursuivre l'intégration au marché du travail des personnes présentant des difficultés d'employabilité. 

Recyclage Vanier
Entreprise d'insertion spécialisée en destruction de documents confidentiels

Quant à lui, le gouvernement du Québec reçoit des services de qualité, sur mesure, au juste prix et offerts par une entreprise locale, dans le respect de sa politique de développement durable. Tout le monde est donc gagnant!

Trois modes de sollicitation d'un contrat

En fonction des montants qui sont engagés lors de la réalisation d'un contrat, la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) prévoit trois modes de sollicitation : de gré à gré, par appel d'offres sur invitation auprès d'au moins trois fournisseurs ou par appel d'offres public.

De gré à gré

Les règles contractuelles permettent aux organismes publics, de même qu'aux établissements du réseau de la santé et des services sociaux et aux organismes scolaires, de conclure des contrats de gré à gré avec des coopératives, des mutuelles et des OBNL dans tous les domaines lorsque la valeur des contrats est inférieure au seuil d'appel d'offres public obligatoire (voir le tableau 1 et note 2).

Un contrat de gré à gré est une négociation directe avec un fournisseur sélectionné au préalable.

La Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) permet à un organisme public de conclure un contrat de gré à gré comportant une dépense égale ou supérieure au seuil d'appel d'offres public, conformément aux accords de libéralisation, pour tous les cas prévus à l'article 13 de la Loi (situation d'urgence, un seul contractant possible, nature confidentielle, intérêt public et tout autre cas déterminé par règlement du gouvernement).

Tableau 1 - Seuils d'appel d'offre (n'incluent pas les taxes)
Types de contrats Gré à gré Appel d'offres publics
Source : Source : Secrétariat du Conseil du trésor
Approvisionnement pour les ministères et organismes 0 $ à 24 999,99 $ 25 000 $ ou plus
Approvisionnement pour le réseau de la santé et des services sociaux et le réseau de l'éducation 0 $ à 99 999,99 $ 100 000 $ ou plus
Services professionnels et techniques 0 $ à 99 999,99 $ 100 000 $ ou plus
Travaux de construction 0 $ à 99 999,99 $ 100 000 $ ou plus

L'appel d'offres sur invitation

L'appel d'offres sur invitation se fait pour les contrats dont la valeur est inférieure au seuil d'appel d'offres public obligatoire (voir le tableau 1). Il s'agit d'une demande de soumission qui est transmise à au moins trois fournisseurs, et ce, dans le respect des principes de la LCOP.

Un appel d'offres sur invitation est effectué auprès d'au moins trois fournisseurs.

L'appel d'offres public

Les fournisseurs intéressés par les marchés publics peuvent consulter les avis publiés dans le Système électronique d'appel d'offres(SEAO) et se procurer les documents afférents.

L'appel d'offres public est une procédure officielle d'appel à la concurrence qui se caractérise par l'obligation, pour un organisme public, de publier un avis d'appel d'offres dans le Système électronique d'appel d'offres

Éléments qui peuvent favoriser les entreprises d'économie sociale

Les entreprises d'économie sociale ont avantage à connaître les trois éléments exposés ci-dessous lorsqu'elles souhaitent faire affaire avec les organismes publics.

Attestation de Revenu Québec et autorisation de l'Autorité des marchés financiers

Les entreprises qui sont intéressées à conclure un contrat avec un organisme public en approvisionnement, en services ou en travaux de construction comportant une dépense de plus de 25 000 $ doivent obtenir une attestation de conformité de l'Agence du revenu du Québec(voir note 11). Les sous-contrats de travaux de construction de plus de 25 000 $ de premier niveau, c'est-à-dire ceux qui se rattachent directement au contrat principal entre l'organisme public et l'entrepreneur adjudicataire, doivent également obtenir une attestation.

Depuis l'entrée en vigueur de la Loi sur l'intégrité en matière de contrats publics le 7 décembre 2012, les entreprises intéressées à conclure un contrat ou un sous contrat avec un organisme public peuvent avoir à effectuer une demande d'autorisation à l'Autorité des marchés financiers  (AMF). Pour vérifier si cette étape est nécessaire, il faut voir la section Contrats publics  du site de l'AMF.

Bonnes pratiques

Se faire connaître

Pour obtenir des contrats de gré à gré, les entreprises d'économie sociale sont invitées à se faire connaître dans le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et de la Loi sur la fonction publique.

L'entreprise d'économie sociale peut transmettre de l'information sur ses produits et services. Toutefois, elle doit savoir que les fonctionnaires ont un code d'éthique et de déontologie à respecter et qu'ils doivent éviter de se placer dans une situation où il y a conflit entre leur intérêt personnel et les devoirs de leur fonction. Pour plus d'information, voir le document L'éthique dans la fonction publique québécoise .

Afin de faire connaître leurs biens et services, les entreprises d'économie sociale doivent s'adresser aux personnes suivantes :

Lire les politiques de gestion contractuelle et les politiques d'approvisionnement

Les politiques de gestion contractuelle sont présentées sur le site du SCT.

Les politiques d'approvisionnement en biens et en services sont généralement rendues publiques sur le site Web de chacun des établissements du réseau de la santé et des services sociaux et de chacun des établissements du réseau scolaire. Les entreprises d'économie sociale sont invitées à les consulter.

Faire le lien avec le développement durable

Les entreprises d'économie sociale devraient démontrer que leurs activités génèrent des bénéfices sociaux souvent profitables à toute la collectivité. Les organismes publics et les sociétés d'État soucieux de mettre en œuvre les principes du développement durable dans la gestion de leur organisation seront sensibles à ces arguments.

La Stratégie gouvernementale de développement durable comporte trois orientations prioritaires dont celle qui consiste à « produire et consommer de façon responsable ». Conséquemment, les ministères et organismes gouvernementaux se sont engagés dans leur plan d'action de développement durable à poser des gestes de consommation en tenant compte de leurs retombées sur l'environnement et les communautés (voir note 12).

L'approvisionnement auprès des entreprises d'économie sociale constitue un des moyens de contribuer à l'atteinte des objectifs du développement durable. Le cadre réglementaire sur les contrats publics prévoit en effet qu'un organisme public peut considérer l'apport d'une spécification liée au développement durable pour la réalisation d'un contrat. Les ministères et organismes ont donc la possibilité légale d'intégrer des spécifications liées au développement durable et ils sont mêmes invités à le faire, et ce, dans le respect du cadre législatif et réglementaire (voir note 13).

Pour les contrats en approvisionnement et les contrats de services, une marge préférentielle d'au plus 10 % peut être accordée aux entreprises qui répondent à l'exigence prévue en matière de développement durable lorsque l'imposition d'une telle exigence réduit indûment la concurrence, conformément à ce qui est indiqué dans les documents d'appel d'offres (voir note 14).

Adhérer à Commerce solidaire

Les entreprises d'économie sociale (coopératives, OBNL ou mutuelles) sont invitées à adhérer à Commerce solidaire . Il s'agit d'un OBNL ayant pour mission de soutenir la consolidation des entreprises d'économie sociale et l'accroissement de leur rentabilité sociale et économique, notamment par des services de commercialisation.

Au cours de l'automne 2014, la plateforme transactionnelle (boutique en ligne) www.achetersolidaire.com devrait être fonctionnelle et les organismes publics et municipaux et les sociétés d'État pourront effectuer des achats directement auprès des entreprises qui y sont inscrites.

Les entreprises d'économie sociale sont aussi invitées à s'inscrire dans les répertoires dressés par les pôles régionaux d'économie sociale  et à être à l'affût des activités de maillage entre les entreprises et les organismes publics et municipaux et les sociétés d'État qui sont organisées dans les différentes régions du Québec.

Pour plus d'information

Direction des services d'information à la gestion contractuelle
Secrétariat du Conseil du trésor
875, Grande Allée Est, 2e étage, secteur 300
Québec (Québec)  G1R 5R8
Téléphone : 418 643-0875, poste 4963
Télécopieur : 418 646-4613
Téléphone sans frais : 1 877 767-2525
Courriel : information.entreprises@sct.gouv.qc.ca

Note 1 : Cette spécification est inscrite au Règlement sur les contrats d'approvisionnement des organismes publics (article 37) et au Règlement sur les contrats de services des organismes publics (article 50).
Note 2 : La LCOP précise toutefois qu'un organisme public doit évaluer la possibilité de procéder par appel d'offres public ou sur invitation (article 14).
Note 3 : Par « contrat d'approvisionnement », on entend généralement les contrats d'achat ou de location de biens meubles.
Note 4 : La Direction générale des acquisitions du Centre de services partagés du Québec veille à ce que les ministères et les organismes de l'administration gouvernementale puissent acquérir des biens et des services de qualité, au meilleur coût possible, en conformité avec la réglementation, et ce, tout en respectant les valeurs d'accessibilité, d'équité et de transparence des marchés publics québécois. À noter que les établissements des réseaux (éducation ou santé et services sociaux) peuvent utiliser leurs services.
Note 5 : La Loi sur les contrats des organismes publics a été modifiée le 7 décembre 2012 par l'entrée en vigueur de la Loi sur l'intégrité en matière de contrats publics  qui fait de toute personne morale de droit privé (ce qui inclut OBNL, coopératives et mutuelles) un soumissionnaire admissible aux appels d'offres publics, au même titre que toute entreprise.
Note 6 : Pour en savoir plus sur les accords en vigueur, les entreprises d'économie sociale sont invitées à consulter le site du Secrétariat du Conseil du trésor.
Note 7: Selon la LCOP (article 10, 3° et article 14, 2°), les organismes publics doivent considérer le recours à l'appel d'offres public régionalisé pour la conclusion d'un contrat qui n'est pas assujetti à un accord de libéralisation des marchés publics tout en respectant les seuils d'appel d'offres public obligatoires (voir le tableau 1).
Note 8 : Institut national de santé publique du Québec, 2009. Perspectives d'achat local pour les organismes publics québécois et les municipalités : une analyse juridique, sur le site de l'Institut national de santé publique du Québec.
Note 9 : Ces dispositions prévues à la LCOP sont applicables lorsque la valeur des contrats est inférieure aux seuils d'appel d'offres public obligatoires (article 14, 3° de la LCOP).
Note 10 : Tel que l'indique le Règlement sur les contrats d'approvisionnement des organismes publics (article 37) et le Règlement sur les contrats de services des organismes publics (article 50), un organisme public peut considérer l'apport d'une spécification liée au développement durable et à l'environnement pour la réalisation d'un contrat, et ce, dans le respect des accords de libéralisation applicables.
Note 11 : Une attestation de Revenu Québec est un document produit par Revenu Québec qui confirme qu'une entreprise répond aux conditions suivantes : elle a produit les déclarations exigées en vertu des lois fiscales québécoises, elle n'a pas de compte en souffrance à l'égard de Revenu Québec, ou, si elle a un compte en souffrance, elle a conclu une entente de paiement qu'elle respecte, ou, si elle a un compte en souffrance, le recouvrement de ses dettes a été légalement suspendu. Cette attestation est valide pour 90 jours. Pour se la procurer, il faut se rendre sur le site de Revenu Québec.
Note 12 : À noter que la Stratégie gouvernementale de développement durable vise en premier lieu les ministères, les organismes et les entreprises du gouvernement et s'appliquera éventuellement aux organismes municipaux, aux établissements d'enseignement et aux établissements de santé et de services sociaux.
Note 13 : Par « cadre législatif et réglementaire », on entend la LCOP, les règlements qui viennent préciser les modalités du processus d'adjudication des contrats, les politiques de gestion contractuelle qui s'appliquent et qui sont prévues à la LCOP et les cinq accords de libéralisation signés par le Québec à partir des années 1990.
Note 14 : Cette spécification est inscrite au Règlement sur les contrats d'approvisionnement des organismes publics (article 37) et au  (article 50).