Trousse d'information à l'intention des entreprises d'économie sociale – Comment faire affaire avec les organismes municipaux

Introduction
Ce qu'il faut savoir sur les marchés municipaux
Trois modes de sollicitation d'un contrat
Quelques témoignages
Bonnes pratiques
Pour plus d'information

Introduction

Les entreprises d'économie sociale qui souhaitent conclure des contrats d'approvisionnement, de services ou même de travaux de construction avec les organismes municipaux trouveront dans cet outil plusieurs éléments d'information clés pour instaurer ou consolider leurs relations d'affaires avec eux.

L'élaboration de cette trousse d'information constitue l'une des actions prévues aux Initiatives pour développer l'achat public auprès des entreprises collectives. Lancées en juin 2011, ces initiatives visent à instaurer un mouvement en faveur de l'approvisionnement des organismes publics et municipaux en biens et en services produits par les entreprises d'économie sociale.

Ce qu'il faut savoir sur les marchés municipaux

Par « organismes municipaux », on entend :

Les marchés municipaux sont encadrés par des normes et des obligations qui sont prescrites par les règles légales sur l'adjudication des contrats (voir note 1) , les politiques de gestion contractuelle, les politiques internes d'approvisionnement et la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme .

En fonction des montants que comporte un contrat, les lois municipales permettent aux organismes municipaux de conclure un contrat soit de gré à gré, soit après invitation d'au moins deux fournisseurs, soit à la suite d'un appel d'offres public.

Trois modes de sollicitation d'un contrat

En fonction des montants qui sont engagés lors de la réalisation d'un contrat, la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) prévoit trois modes de sollicitation : de gré à gré, par appel d'offres sur invitation auprès d'au moins trois fournisseurs ou par appel d'offres public.

De gré à gré

Les coopératives et les mutuelles peuvent conclure des contrats de gré à gré avec les organismes municipaux. Ces contrats ne doivent pas dépasser le montant de 24 999,99 $, taxes incluses (voir le tableau 1 et note 2).

Un contrat de gré à gré est une négociation directe avec un fournisseur sélectionné au préalable.

Tableau 1 - Modes de sollicitation selon la valeur des contrats et le type d'entreprise
Modes d'adjudication OBNL Coopératives et Mutuelles
Source : Section Gestion contractuelle du site Web ministère des Affaires municipales et de l'Occupation du territoire
Gré à gré Peu importe le montant (voir note 4), sauf en ce qui a trait aux contrats dans le domaine de la gestion des matières résiduelles et de la construction (voir note 5) de 0 $ à 24 999,99 $, taxes incluses
Appel d'offres sur invitation (AOI) de 25 000 $ à 99 999,99 $, taxes incluses de 25 000 $ à 99 999,99 $, taxes incluses
Appel d'offres public (AOP) 100 000 $ ou plus 100 000 $ ou plus

L'appel d'offres sur invitation

Dans le cadre d'un appel d'offres sur invitation, les entreprises d'économie sociale (coopératives, mutuelles, OBNL) peuvent conclure, comme c'est le cas pour l'entreprise privée, des contrats entraînant une dépense variant entre 25 000 $ et 99 999,99 $ (voir note 6), taxes incluses (voir le tableau 1).

Un appel d'offres sur invitation est effectué auprès d'au moins trois fournisseurs.

L'appel d'offres public

Les organismes municipaux doivent procéder par appels d'offres publics pour les contrats de 100 000 $ et plus (voir le tableau 1).

L'appel d'offres public est une procédure officielle d'appel à la concurrence qui se caractérise par l'obligation, pour un organisme public, de publier un avis d'appel d'offres dans le Système électronique d'appel d'offres (SEAO).

Attestation de Revenu Québec et autorisation de l'Autorité des marchés financier

Depuis le 1er janvier 2012, les entreprises du domaine de la construction qui souhaitent conclure un contrat comportant une dépense de 25 000 $ et plus avec un organisme municipal doivent obtenir une attestation de conformité de l'Agence du revenu du Québec.(voir note 8)

Depuis l'entrée en vigueur de la Loi sur l'intégrité en matière de contrats publics le 7 décembre 2012, les entreprises souhaitant conclure un contrat ou un sous-contrat avec un organisme public peuvent avoir à effectuer une demande d'autorisation à l'Autorité des marchés financiers(AMF). Pour vérifier si cette étape est nécessaire, il faut voir la section Contrats publics du site de l'AMF.

Certains projets de contrats de la Ville de Montréal font aussi actuellement l'objet d'un examen de l'AMF.

Par ailleurs, toute entreprise qui doit présenter une demande d'autorisation à l'AMF doit aussi obtenir une attestation de conformité de l'Agence du revenu du Québec.

Bonnes pratiques

Se faire connaître

Il importe que l'entreprise d'économie sociale se fasse connaître par les organismes municipaux.

Elle devra toutefois se faire connaître en respectant la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme. À noter que les élus et les fonctionnaires municipaux ont aussi un code d'éthique et de déontologie à respecter (voir note 9).

Lire les politiques de gestion contractuelle et les politiques d'approvisionnement

L'entreprise d'économie sociale est invitée à consulter la politique de gestion contractuelle de la municipalité avec laquelle elle souhaite faire affaire. Les lois municipales obligent les municipalités à se doter d'une politique de gestion contractuelle applicable à tout contrat (article 573.3.1.2 de la Loi sur les cités et villes et article 938.1.2 du Code municipal du Québec).

L'entreprise est aussi invitée à consulter la politique d'approvisionnement de l'organisme municipal avec lequel elle souhaite faire affaire.

Plusieurs municipalités (par exemple, MontréalSaint-Siméon et Deux-Montagnes) se sont dotées d'une politique d'approvisionnement qui valorise soit l'économie sociale dans le cas de Montréal, soit l'achat local dans les autres cas. Ces politiques d'approvisionnement sont applicables dans le respect des accords en vigueur et visent particulièrement les contrats dont la valeur se situe sous les seuils.

Faire le lien avec le développement durable

Les entreprises d'économie sociale devraient démontrer que leurs activités génèrent des bénéfices sociaux souvent profitables à toute la collectivité. Les organismes municipaux soucieux de mettre en œuvre les principes du développement durable dans la gestion de leur organisation seront sensibles à ces arguments.

À noter que la Stratégie gouvernementale de développement durable vise en premier lieu les ministères, organismes et entreprises du gouvernement et s'appliquera éventuellement aux organismes municipaux, aux établissements d'enseignement et aux établissements de santé et de services sociaux.

Le ministère des Affaires municipales et de l'Occupation du territoire a mis en ligne le site www.municipalitedurable.gouv.qc.ca qui propose aux organismes municipaux d'adopter une démarche intégrée de développement durable. Ce type de démarche peut notamment comprendre la mise en place d'une politique d'approvisionnement responsable.

L'approvisionnement auprès des entreprises d'économie sociale constitue un des moyens de contribuer à l'atteinte des objectifs du développement durable. Lorsqu'ils acquièrent des biens et services, les organismes municipaux sont invités à prendre en compte les principes du développement durable, et ce, dans le respect du cadre législatif.

S'inscrire au fichier des fournisseurs

Certaines villes possèdent un portail ou un fichier des fournisseurs (par exemple, MontréalQuébec et Gatineau). Les entreprises d'économie sociale auront avantage à s'y inscrire pour proposer leurs biens et leurs services à la Ville.

La Fédération québécoise des municipalités (FQM) et l'Union des municipalités du Québec (UMQ) mettent également à la disposition des municipalités des fichiers de fournisseurs. Plusieurs entreprises se sont donc inscrites, moyennant certains frais, au site Marché municipal de la FQM ou à la section Fournisseurs municipaux du site de l'UMQ.

Adhérer à Commerce solidaire

Les entreprises d'économie sociale sont invitées à adhérer à Commerce solidaire. Il s'agit d'un OBNL ayant pour mission de soutenir la consolidation des entreprises d'économie sociale et l'accroissement de leur rentabilité sociale et économique, notamment par des services de commercialisation.

Au cours de l'automne 2014, la plateforme transactionnelle (boutique en ligne)www.achetersolidaire.com devrait être fonctionnelle et les organismes publics et municipaux et les sociétés d'État pourront effectuer des achats directement auprès des entreprises qui y sont inscrites.

Les entreprises d'économie sociale sont aussi invitées à s'inscrire dans les répertoires dressés par les pôles régionaux d'économie sociale et à être à l'affût des activités de maillage entre les entreprises et les organismes publics et municipaux qui sont organisées dans les différentes régions du Québec.

Quelques témoignages

En tant qu'entreprise d'insertion et service traiteur, notre partenariat avec les organismes gouvernementaux (commissions scolaires, municipalités de Lanaudière, etc.) nous a permis de faire reconnaître, à plus grande échelle, l'importance de notre mission. Être le traiteur désigné lors d'évènements organisés par les municipalités de notre région nous a permis de nous tailler une place de choix dans la communauté lanaudoise et d'établir des contacts qui favorisent notre croissance. Contribuer à la communauté, c'est aussi en faire partie!

Buffet Accès Emploi
Entreprise d'insertion socioprofessionnelle et service traiteur

Petites-Mains est une entreprise d'insertion qui accompagne des femmes immigrantes durant leur parcours d'intégration sociale et professionnelle. Nous les aidons à intégrer le marché du travail. La formation se concentre sur l'apprentissage des machines à coudre industrielles. Nos participantes apprennent la confection de sacs en tous genres (épicerie, congrès, etc.), de tabliers, de t-shirts, d'uniformes, de polos, d'objets promotionnels, etc. Parmi nos partenaires, nous pouvons citer notamment la Ville de Montréal et l'Ambulance Saint-Jean. Notre objectif est de fournir à nos clients-partenaires un travail de qualité dans un délai raisonnable tout en respectant notre mission sociale qui donne une valeur ajoutée à nos produits et services. Nos clients assument ainsi leur responsabilité sociale.

Petites-Mains
Entreprise d'insertion socioprofessionnelle dans le secteur de la couture industrielle

Pour plus d'information

Pour plus d'information sur les marchés municipaux, les entreprises d'économie sociale peuvent s'adresser aux directions régionales du ministère des Affaires municipales et de l'Occupation du territoire.

Note 1 : Deux lois principales encadrent les marchés municipaux : la Loi sur les cités et villes(LCV) et le Code municipal du Québec(CMQ).
Note 2 : Toutefois, une mutuelle municipale d'assurance peut conclure des contrats d'assurance de gré à gré avec les municipalités, peu importe leur montant (LCV, articles 465.9.2 et 573.3, 2° et CMQ, articles 711.10.2 et 938, 2°).
Note 3 : Malgré ces possibilités offertes par les lois municipales, certaines municipalités peuvent décider de se fixer des seuils maximaux pour les contrats de gré à gré. Pour en savoir plus, les entreprises d'économie ociale sont invitées à consulter la politique d'approvisionnement de la municipalité avec laquelle elles souhaitent faire affaire.
Note 4 : Sauf lorsque les municipalités se sont donné des seuils inférieurs (voir le second paragraphe du point 1 « De gré à gré »).
Note 5 : Pour ce qui est de la gestion des matières résiduelles et pour le domaine de la construction, les seuils suivants s'appliquent : de 0 $ à 24 999,99 $ taxes incluses pour le gré à gré, de 25 000 $ à 99 999,99 $ taxes incluses pour l'AOI et de 100 000 $ et plus pour l'AOP.
Note 6 : Voir l'article 573.1 de la LCV et l'article 936 du CMQ.
Note 7 : Pour en savoir plus sur les accords en vigueur, les entreprises d'économie sociale sont invitées à consulter le site du Secrétariat du Conseil du trésor.
Note 8 : Une attestation de Revenu Québec est un document produit par Revenu Québec qui confirme qu'une entreprise répond aux conditions suivantes : elle a produit les déclarations exigées en vertu des lois fiscales québécoises, elle n'a pas de compte en souffrance à l'égard du ministre du Revenu du Québec, ou si elle a un compte en souffrance, elle a conclu une entente de paiement qu'elle respecte, ou si elle a un compte en souffrance, le recouvrement de ses dettes a été légalement suspendu. Cette attestation est valide pour 90 jours. Pour se la procurer, il faut se rendre sur le site de Revenu Québec.
Note 9 : Les municipalités ont adopté un code d'éthique et de déontologie pour les élus et pour les employés en vertu de la Loi sur l'éthique et la déontologie en matière municipale.