Ministère de l'Économie et de l'Innovation

Programme de soutien aux organismes de recherche et d'innovation, Volet 4 : soutien au financement d'infrastructures de recherche et d'innovation

Guide de l'utilisateur – Demande d'aide financière

Le présent document a été produit par le ministère de l'Économie et de l'Innovation.

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Bureau de gestion des projets d'infrastructure, Secteur de la science et de l'innovation

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900, place D'Youville, 4e étage
Québec (Québec) G1R 3P7
Téléphone : 418 691-5973, poste 3916

Ce document peut être consulté sur le site Web du Ministère :  www.economie.gouv.qc.ca

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Ministère de l'Économie et de l'Innovation, 2018

Table des matières

1. Objectif

L'objectif du programme est de moderniser et de développer les infrastructures de recherche.

2. Clientèles admissibles

Les organismes admissibles sont :

Il est à noter que les projets des centres collégiaux de transfert de technologie doivent être déposés par leur cégep ou collège responsable.

3. Projets admissibles

Les projets admissibles sont les travaux de mise aux normes, d'agrandissement, de rénovation et de construction d'infrastructures, d'acquisition d'un bâtiment existant et d'acquisition d'équipements structurants nécessaires aux activités de recherche, d'innovation, de promotion et de diffusion de la recherche. Les projets doivent être réalisés au Québec et comprendre des dépenses admissibles d'au moins 100 000 $.

4. Critères de sélection

Les projets sont déposés en continu et jugés selon des critères de pertinence, de qualité et de retombées économiques, sociales et technologiques. La capacité de l'organisme à prendre en charge les frais de fonctionnement récurrents et à amasser la mise de fonds nécessaire au projet sera considérée lors de la sélection des projets. Le Ministère incite la clientèle à intégrer des mesures de développement durable dans ses projets.

5. Dépenses admissibles

Les dépenses d'infrastructure doivent être nécessaires, justifiables et directement attribuables à la réalisation du projet. L'admissibilité des dépenses est établie par le Ministère au moment du calcul du montant de l'aide financière. Les dépenses engagées par l'organisme ou facturées à celui-ci avant l'autorisation du projet par le Ministère ne seront pas admissibles. Toutes les dépenses nécessaires à la confirmation du besoin, de l'échéancier ou du coût du projet et préalablement autorisées par le Ministère sont admissibles.

Voici quels sont les postes de dépenses admissibles :

Pour l'ensemble des projets, les coûts du financement temporaire (intérêts, prise de garantie, frais de gestion et d'émission), les taxes fédérale et provinciale non remboursables, ainsi que le déménagement des usagers ou des équipements sont admissibles. Toutefois, les postes de dépenses suivants ne sont pas admissibles :

Il est à noter que les escomptes et les rabais de fournisseurs sont exclus du coût du projet et ne peuvent être considérés dans la mise de fonds.

6. Aide financière

L'aide accordée représente une contribution financière non remboursable prenant la forme du remboursement d'un emprunt à être contracté entre l'organisme auprès d'une institution prêteuse agréée par le ministre ou la forme de remboursements directs à l'organisme. Elle peut atteindre jusqu'à 80 % des dépenses admissibles. Tout projet dont le coût total net des taxes est de 50 M$ et plus devra faire l'objet d'autorisations particulières du Conseil des Ministres, conformément à la Directive sur la gestion des projets majeurs d'infrastructure publique.

La contribution financière ou matérielle de l'organisme et de partenaires non gouvernementaux à la réalisation du projet doit être d'au moins 20 % en tout. La valeur des contributions en nature doit être établie et appuyée par des pièces justificatives.

Le Ministère exige de l'organisme qu'il démontre :

Les aides combinées des paliers de gouvernement municipal, provincial et fédéral, de même que les partenaires disposant de fonds d'intervention dont le financement provient de ces paliers de gouvernement ne peuvent excéder 80 % des dépenses admissibles du projet. Les aides considérées dans ce calcul concernent les subventions et les aides fiscales. Les prêts, les garanties de prêts et les prises de participation sous forme de capital‑actions provenant des paliers du gouvernement et les partenaires disposant de fonds d'intervention dont le financement provient de ces paliers de gouvernement seront considérés à 50 % de leur valeur.

La contribution du Ministère ou le cumul des aides gouvernementales pourront atteindre jusqu'à 90 % pour les projets des clientèles localisées en région1 où les organismes ont de la difficulté à recruter des partenaires pour participer au montage financier. Dans ce cas, la contribution financière ou matérielle de l'organisme ou de partenaires non gouvernementaux doit être d'au moins 10 %.

Tous les projets de construction de 5 M$ et plus des centres de recherche du réseau de la santé et des services sociaux doivent se conformer à la Loi sur les services de  santé  et  les  services  sociaux (chapitre S-4.2). Ces organismes doivent obtenir des autorisations du ministère de la Santé et des Services sociaux et du Conseil du trésor pour procéder à la réalisation du programme fonctionnel et technique et des plans et devis, ainsi que pour procéder à la réalisation du volet Construction.

7. Modalités des versements

L'aide financière sera confirmée par la signature d'un protocole ou d'une convention d'aide financière entre les parties.

Présentation de la demande d'aide financière

Dans le cadre de la gestion du portefeuille de projets, les organismes admissibles au volet 4 du Programme de soutien aux organismes de recherche et d'innovation doivent prioriser les projets inscrits à leur plan décennal d'investissement (PDI), déposé annuellement au Ministère qui sont en adéquation avec leurs enjeux.

Le cheminement de la demande d'aide financière est présenté à l'annexe 1.

Les organismes qui souhaitent déposer au Bureau de gestion des projets d'infrastructure du Ministère un projet inscrit à leur PDI doivent remplir le formulaire de demande d'aide financière en version électronique et le transmettre, dûment signé, aux coordonnées suivantes :

900, place D'Youville, 4e étage, Québec (Québec) G1R 3P7
Téléphone : 418-691-5973, poste 3916
Courriel : infrastructure.recherche@economie.gouv.qc.ca

Cheminement de la demande d'aide financière

1. Démarrage du projet

1.1 Validation de la conformité de la demande d'aide financière

1.2 Analyse de la pertinence de la demande d'aide financière

À cette étape, le Ministère demande des avis à des experts des ministères concernés par le domaine de recherche et d'innovation ainsi qu'au Fonds de recherche du Québec, s'il y a lieu. Une fois l'étude finalisée, le Ministère analyse la solution retenue en lien avec les besoins d'infrastructure.

2. Planification du projet

2.1 Dépôt du dossier d'affaires

Le Ministère demande à l'organisme de produire des documents, selon la nature, l'envergure et la complexité du projet, notamment :

Si le Ministère exige des études préliminaires requérant des coûts importants en honoraires professionnels (architecture, ingénierie, laboratoire, etc.), l'organisme doit soumettre au Ministère une estimation de ces coûts. Une fois l'estimation des coûts acceptée par le Ministère, une convention d'aide financière pourrait être convenue pour le financement de ces dépenses.

2.2 Approbation du projet

Une fois la décision des autorités obtenue, une convention d'aide financière ou un protocole d'entente est signé par l'organisme et le Ministère afin de déterminer les modalités de l'aide et les obligations des parties pour le projet.

3. Réalisation du projet

Pendant la réalisation du projet, le Ministère assure un suivi périodique. Il valide les rapports et tableaux sur l'état d'avancement du projet. Il s'assure de la conformité des documents et recommande les versements de l'aide financière conformément à la convention d'aide financière ou au protocole d'entente.

Pour toute modification affectant la portée, l'échéancier et les coûts, l'organisme doit obtenir l'autorisation préalable du Ministère.

4. Reddition de comptes du projet

Le Ministère valide le Rapport de reddition de comptes du projet réalisé et les annexes exigées. Ensuite, il détermine le coût total admissible du projet et confirme le montant final de l'aide financière accordée à l'organisme. Le Ministère procédera à une révision à la baisse du montant si les dépenses admissibles sont inférieures aux dépenses initiales autorisées ou si l'organisme a bénéficié d'une aide gouvernementale supplémentaire liée à la réalisation du projet.

Après la réalisation du projet et pendant toute la durée de la convention d'aide financière ou du protocole d'entente, l'organisme doit fournir des rapports de reddition de comptes annuels du projet réalisé et les états financiers audités.

Note

Note 1. L'ensemble des régions administratives du Québec à l'exception de celles de Montréal, de Laval et de la Capitale‑Nationale.