Passeport innovation - Guide de présentation des demandes - Octobre 2017

Le présent document a été produit par le ministère de l'Économie, de la Science et de l'Innovation

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Ministère de l'Économie, de la Science et de l'Innovation, 2017

Table des matières

Aide-mémoire

Veuillez noter que les demandes incomplètes seront jugées inadmissibles.

  1. Assurez-vous de faire une lecture complète du Guide de présentation des demandes.
  2. Remplissez et signez le formulaire Passeport innovation : demande d'aide financière.
  3. Transmettez la demande à la Direction du soutien aux organisations sous forme électronique à l'adresse passeport-innovation@economie.gouv.qc.ca. L'original signé de la demande doit également être transmis par courrier à l'adresse suivante :

    Passeport innovation
    Direction du soutien aux organisations
    Ministère de l'Économie, de l'Innovation et des Exportations
    900, place D'Youville, 2e étage
    Québec (Québec)  G1R 3P7

Tous les documents relatifs à Passeport innovation sont disponibles au www.economie.gouv.qc.ca/passeport-innovation.

Liste des documents à fournir

Les demandes incomplètes ou ne répondant pas aux critères de la mesure seront jugées inadmissibles.

Introduction

Le gouvernement du Québec considère l'innovation comme un vecteur clé du développement économique et social. En effet, celle-ci permet aux différentes sociétés de maintenir la compétitivité de leur économie.

Pour toute organisation, l'innovation peut représenter des coûts initiaux importants. Conséquemment, plusieurs hésitent à mettre en place des pratiques qui la favorisent.

Passeport innovation permet non seulement de répondre à des besoins non comblés au sein de la chaîne d'innovation, mais il facilite aussi l'accès à un ensemble de services utiles à l'avancement d'un projet de recherche appliquée, d'essai, d'expérimentation et de démonstration nécessitant le soutien d'un organisme spécialisé. Ces services sont donnés par des organismes membres de QuébecInnove.

Objectifs

Passeport innovation offre un appui financier afin :

Clientèles admissibles

Sont admissibles les PME, les coopératives et les OBNL de développement social5 légalement constitués au Québec (ci-après « le ou les demandeurs »).

Projets admissibles

Sont admissibles les projets d'innovation technologique, organisationnelle et sociale nécessitant le recours à l'expertise d'un ou de plusieurs organismes membres de QuébecInnove effectuant de la recherche et du développement. Le projet doit être en adéquation avec la mission de l'organisme ou des organismes membres de QuébecInnove et en lien avec la stratégie d'affaires du ou des demandeurs. Tous les secteurs d'activité sont admissibles. La durée maximale des projets est de trois ans.

Ces projets doivent répondre :

Afin d'être admissibles à Passeport innovation, le ou les demandeurs doivent joindre à la demande l'offre ou les offres de services (voir l'annexe I) signées par les parties concernées.

Toute demande présentant une apparence de conflit d'intérêts entre les organismes de recherche, leurs membres et le demandeur ou les demandeurs pourra être jugée inadmissible.

Le rapport final de la phase d'un projet déjà financé par Passeport innovation devra avoir été soumis et approuvé pour qu'une demande d'aide relative à une phase ultérieure soit admissible.

Dépenses admissibles

Les dépenses rattachées à des services offerts pour la réalisation d'un projet sont admissibles, pourvu qu'elles soient raisonnables, nécessaires et imputables à celui-ci. Elles doivent en outre être réalisées au Québec.

Les dépenses admissibles comprennent l'ensemble des coûts liés à la réalisation des projets, soit :

Les dépenses liées aux activités courantes et internes du ou des demandeurs sont considérées comme étant des contributions en nature (salaires, valeur du matériel déjà en possession du ou des demandeurs, coût d'utilisation des équipements, etc.).

Les nouvelles dépenses du ou des demandeurs liées notamment à l'achat de matériel, de produits consommables et de fournitures, à la location d'équipements ainsi qu'aux contrats de sous-traitance sont considérées comme étant des contributions en espèces. Les factures et les pièces justifiant le paiement de celles-ci doivent être remises lors du dépôt du rapport final pour que le dernier versement de l'aide financière puisse être effectué.

Seuls les coûts des projets engagés après le dépôt de la demande sont admissibles.

Financement

Pour chacun des projets, l'aide financière accordée aux demandeurs prend la forme d'une contribution non remboursable.

Le nombre maximal de demandes est limité à deux par demandeur, par exercice financier (1er avril au 31 mars de l'année suivante).

Dans tous les cas, la contribution attribuée dans le cadre de Passeport innovation ne pourra excéder la valeur de l'offre ou des offres de services des membres de QuébecInnove.

Les aides combinées des ordres de gouvernement municipal, provincial et fédéral, de même que les partenaires disposant de fonds d'intervention dont le financement provient de ces ordres de gouvernement, ne peuvent excéder 80 % des dépenses totales du projet.

Taux de financement

Le taux d'aide maximal peut atteindre 50 % des dépenses admissibles du projet pour les entreprises et les coopératives. Pour les OBNL de développement social, le taux d'aide maximal peut atteindre 75 % des dépenses admissibles du projet.

Les entreprises et les coopératives doivent contribuer en espèces au financement du projet, à raison d'un minimum de 50 % de l'aide financière attribuée. Les OBNL de développement social doivent contribuer en espèces au financement du projet, à raison d'un minimum de 20 % de l'aide financière attribuée.

Montant de l'aide financière

L'aide maximale accordée peut atteindre les montants suivants selon les parties prenantes du projet :

Participants au projet Un demandeur Deux demandeurs Trois demandeurs
Un organisme membre de QuébecInnove effectuant de la recherche et du développement 50 000 $ 100 000 $ 150 000 $
Deux organismes membres de QuébecInnove effectuant de la recherche et du développement 100 000 $ 100 000 $ 150 000 $
Trois organismes et plus membres de QuébecInnove effectuant de la recherche et du développement 150 000 $ 150 000 $ 150 000 $

Modalités de versement de l'aide financière

La subvention accordée par le ministère de l'Économie, de la Science et de l'Innovation (MESI) est versée aux demandeurs. Chaque demande fait l'objet d'une entente conclue entre le Ministère et le ou les demandeurs, laquelle prévoit les conditions régissant le versement de l'aide financière. La subvention doit être utilisée pour couvrir les dépenses admissibles et elle doit être administrée conformément aux règles énoncées dans le présent guide. Le ou les demandeurs sont responsables de la gestion de la subvention, de l'application des règles et de la production des documents relatifs à la reddition de compte.

Quant aux projets auxquels plusieurs demandeurs prennent part, un mandataire doit être désigné en vue d'effectuer les échanges avec le Ministère pour la durée du projet. Pour ce faire, les demandeurs doivent remplir le formulaire de désignation d'un mandataire (voir l'annexe 6).

Un premier versement de 50 % de l'aide financière accordée est effectué à la suite de la signature de  l'entente. Le dernier versement est fait à la réception du rapport final du projet et de la documentation afférente. Pour les projets nécessitant un rapport d'étape, un versement provisoire est fait à la réception de ce dernier et de la documentation afférente.

Toute dérogation à l'entente doit faire l'objet d'une demande expresse adressée à la personne responsable de Passeport innovation au Ministère, sans quoi une récupération partielle ou totale de la subvention allouée peut être exigée.

Présentation de la demande

Procédure

Afin de faciliter l'accès à Passeport innovation, les demandes sont déposées et analysées en continu.

Toute demande doit être rédigée en français7 et acheminée sous forme électronique à passeport‑innovation@economie.gouv.qc.ca et par courrier à l'adresse suivante :

Passeport innovation
Direction du soutien aux organisations
Ministère de l'Économie, de l'Innovation et des Exportations
900, Place d'Youville, 2e étage
Québec (Québec) G1R 3P7

Les demandes incomplètes ou ne répondant pas aux critères de la mesure seront jugées inadmissibles.

Cheminement de la demande

À la suite de la réception d'une demande, celle-ci est soumise consécutivement :

Formulaire de demande d'aide financière

Le formulaire de demande d'aide financière doit être dûment rempli et signé (voir l'annexe III).

Lorsqu'il y a plusieurs demandeurs pour un même projet, un formulaire doit être rempli afin de désigner un mandataire (voir l'annexe 6) pour échanger avec le Ministère de même que pour transmettre les documents relatifs à la reddition de compte.

Pour chacun des projets, la demande doit présenter de façon claire et succincte les renseignements suivants :
  1. Description du projet, de ses objectifs et de la manière dont il répond à une problématique ou à un besoin (travaux à réaliser, incertitudes à résoudre et livrables à fournir).
  2. Démonstration du caractère innovant du projet et de ses avantages concurrentiels en regard des produits ou procédés existants.
  3. Potentiel de retombées socio-économiques et de rayonnement du projet.
  4. Coût et financement du projet pour le ou les demandeurs.

    Présenter le montage financier complet du projet et préciser quelle est la contribution en nature du ou des demandeurs, notamment en ce qui a trait aux heures consacrées au projet.

    À titre d'exemple, pour les projets communs faisant appel à la participation d'une PME, d'un OBNL de développement social et d'un organisme membre de QuébecInnove, un modèle de montage financier est présenté à l'annexe IV.

  5. Les documents à joindre en annexe de la demande
  6. Joindre à la demande l'offre ou les offres de services du ou des membres de QuébecInnove signées par les parties concernées. Notez qu'il est possible d'ajouter une clause à l'offre de services indiquant que celle-ci entrera en vigueur conditionnellement à l'approbation du soutien financier du Ministère.

    Lorsqu'un projet comporte plus d'un demandeur, joindre le formulaire de désignation d'un répondant rempli et signé (annexe V).

Évaluation des demandes

Les demandes sont analysées par un comité relevant du Ministère, en fonction des critères suivants :

Lors de l'analyse des demandes, le comité prend également en compte le respect des principes issus de la Loi sur le développement durable (RLRQ, chapitre D-8.1.1, http://www.mddelcc.gouv.qc.ca/developpement/loi.htm.

Rapport d'étape

Selon la durée et la nature du projet, un rapport d'étape peut être demandé. Celui-ci doit contenir un compte-rendu des activités réalisées et des résultats obtenus ainsi qu'un état des dépenses. Ces documents doivent être signés par la personne autorisée par la PME, la coopérative ou l'OBNL de développement social.

Rapport final

Un rapport final comprenant un rapport financier signé par la personne autorisée par la PME, la coopérative ou l'OBNL de développement social est demandé au plus tard deux mois après la conclusion du projet. Ce rapport doit inclure :

Droit de gestion

La Direction du soutien aux organisations se réserve le droit :

Le Ministère se réserve le droit de privilégier les nouveaux demandeurs dans le choix des projets.

Annexe I : Offre de services

Offre de services des organismes de recherche membres de QuébecInnove

Les offres de services des organismes de recherche membres de QuébecInnove doivent comporter au minimum les éléments suivants :

1. Définition du mandat

Précisez votre offre de services en fonction du problème à corriger, de la situation à améliorer ou des objectifs poursuivis.

Déterminez les résultats attendus et décrivez les biens livrables au cours et à la fin du projet.

2. Méthodologie

Précisez la méthodologie proposée et les techniques de travail qui seront utilisées en fonction des étapes et des activités du plan de mise en œuvre. Selon la nature du projet, spécifiez :

3. Plan de mise en oeuvre

Veuillez présenter le plan de mise en œuvre des principales étapes et activités qui seront réalisées dans le cadre du présent projet en fonction des ressources humaines affectées au projet.

Une présentation graphique, par exemple à l'aide d'un diagramme de Gantt, est exigée.

4. Répartition des coûts

Précisez les coûts rattachés aux différents postes de dépense.

5. Précisions

Précisez, dans votre offre, les modalités de facturation, les modes de paiement, la durée de validité de l'offre, les conditions de confidentialité et les modalités de gestion de la propriété intellectuelle. De plus, l'entente devra préciser, s'il y a lieu, les contributions humaines, matérielles et financières au projet.

Notez qu'il est possible d'ajouter une clause à l'offre de services à l'effet que celle-ci entrera en vigueur conditionnellement à l'approbation du soutien financier du Ministère.

Il est également suggéré d'inclure une clause afin d'obtenir, à la fin du projet, une rétroaction du ou des demandeurs relativement à leur degré de satisfaction quant aux services rendus.

Annexe II : Précisions sur certaines dépenses admissibles relatives aux frais de déplacement

Frais de déplacement

Les frais de déplacement correspondent aux frais encourus lorsqu'une personne se déplace à l'extérieur de son lieu de travail habituel.

La présente annexe concerne les frais de déplacement liés à certains modes de transport, à l'hébergement en établissement hôtelier ainsi qu'aux frais de repas. D'autres frais de déplacement ou des remboursements supérieurs à ceux établis peuvent également être jugés nécessaires. Dans tous les cas, à moins de circonstances exceptionnelles, l'approche retenue doit démontrer un souci d'économie.

Transport

Le recours au transport en commun doit être privilégié dans la mesure où cela est plus économique que l'usage d'un véhicule personnel.

Lors de l'utilisation d'un véhicule personnel, les taux suivants sont admissibles selon le kilométrage applicable :

Kilométrage annuel Taux
1re tranche : 1 – 8 000 km 0,430 $/km
2e tranche : plus de 8 000 km 0,375 $/km

Si un moyen de transport en commun approprié est disponible et qu'un véhicule personnel est utilisé, le taux admissible est réduit à 0,145 $ par kilomètre parcouru.

Hébergement en établissement hôtelier

Les indemnités quotidiennes maximales sont les suivantes pour l'hébergement dans un établissement hôtelier :

Ville Indemnités maximales en basse saison (du premier novembre au 31 mai) Indemnités maximales en haute saison (du premier juin au 31 octobre)
Territoire de la ville de Montréal 126 $ 138 $
Territoire de la ville de Québec 106 $ 106 $
Villes de Laval, Gatineau, Longueuil, Lac Beauport et Lac Delage 102 $ 110 $
Établissements situés ailleurs au Québec 83 $ 87 $
Tout autre établissement 79 $ 79 $

Frais de repas

Les indemnités quotidiennes maximales sont les suivantes :

Repas Taux applicables
Déjeuner 10,40 $
Dîner 14,30 $
Souper 21,55 $
Total 46,25 $

Les taux ci-dessus incluent les taxes et les pourboires.

Annexe III : Demande d'aide financière

Formulaire de demande d'aide financière pour le programme Passeport innovation, pour référence.

Section 1 – Renseignements sur la PME, la coopérative ou l'organisme à but non lucratif (OBNL) de développement social (le demandeur)

Responsable du projet

Ajouter ou retirer un demandeur (la section 1 peut être répétée plusieurs fois)

Section 2 – Description du projet

Section 3 – Renseignements sur l'organisme de recherche membre de QuébecInnove

Gestionnaire du projet

Chercheur principal (si différent du gestionnaire du projet)

Ajouter ou retirer un organisme (la section 3 peut être répétée plusieurs fois)

Section 4 – Coûts liés au projet de la PME, de la coopérative ou de l'OBNL de développement social et sommaire du financement

Coûts selon les postes de dépenses (tableau de calcul partiellement automatique)

Section 5 - Sommaire du financement (Montant de financement selon les sources; tableau de calcul partiellement automatique)

Section 6 – Déclaration

Je confirme que les renseignements fournis dans cette demande et les documents annexés sont complets et véridiques, et je m'engage à fournir aux représentants du Ministère toute l'information nécessaire à l'analyse du projet. Je comprends que la présente demande d'aide n'entraîne pas nécessairement son acceptation.

Si ma demande est acceptée, je m'engage à remplir les fiches de résultats nécessaires à l'analyse des retombées de cette mesure et tous les documents visant à l'évaluer.

Ajouter ou retirer une déclaration (la section 5 peut être répétée plusieurs fois)

Annexe IV : Exemple de montage financier pour la réalisation d'un projet commun faisant appel à la participation d'une PME, d'un OBNL de développement social et d'un organisme membre de QuébecInnove

Poste de dépense Montant demandés Dépenses admissibles
Offre de services de l'organisme de recherche membre de QuébecInnove 100 000 $ 100 000 $
Salaires, traitements et avantages sociaux 26 250 $ 26 250 $
Honoraires professionnels (sous-traitance) 20 000 $ 20 000 $
Frais de déplacement au Québec 3 750 $ 3 750 $
Total 150 000 $ 150 000 $
Sommaire du financement Nature ($) Espèces ($) Montant ($)
MESI     93 750 $
PME 9 375 $ Min. 18 750 $ 28 125 $
OBNL 16 875 $ Min. 11 250 $ 18 125 $
Total     150 000 $

En considérant que les dépenses admissibles du projet sont réparties de façon égale entre les demandeurs (PME et OBNL), chacun contribuera donc au financement de 75 000 $.

Subvention maximale pour chacun des partenaires

Subvention PME = Taux d'aide PME x Dépenses admissibles PME = 50 % x 75 000 $ = 37 500 $

Subvention OBNL = Taux d'aide OBNL x Dépenses admissibles OBNL = 75 % x 75 000 $ = 56 250 $

La subvention totale du MESI serait donc de 93 750 $

Contribution minimale en espèces pour chacun des partenaires

Contribution minimale en espèces exigée PME (50 % de sa subvention) = 50 % x 37 500 $ = 18 750 $

Contribution minimale en espèces exigée OBNL (20 % de sa subvention) = 20 % x 56 250 $ = 11 250 $

Annexe V : Désignation d'un répondant

Formulaire de désignation d'un mandataire pour le programme Passeport innovation, pour référence.

Pour la réalisation du projet visé par la demande d'aide financière, les PME, coopératives ou OBNL de développement social ci-dessous conviennent de désigner un mandataire de projet responsable de coordonner les échanges avec le ministère de l'Économie, de la Science et de l'Innovation (MESI) pour toute la durée du projet et d'informer immédiatement le mandataire de projet de tout changement notable portant sur sa participation ou touchant la réalisation du projet. Les coordonnées du mandataire apparaissent en premier dans ce formulaire.

Renseignements sur la PME, la coopérative ou l'organisme à but non lucratif (OBNL) de développement social (le mandataire)

Responsable du projet

Renseignements sur les partenaires (PME, les coopératives et les organismes à but non lucratif (OBNL) de développement social) ayant désigné le mandataire

Partenaire

Responsable du projet

Ajouter ou retirer un partenaire (la section partenaire peut être répétée plusieurs fois)

Annexe VI : Rapport financier

Formulaire de rapport financier pour le programme Passeport innovation, pour référence.

Coûts liés au projet de la PME, de la coopérative ou de l'organisme à but non lucratif (OBNL) de développement social (le demandeur) et sommaire du financement

Coûts selon les postes de dépenses (tableau de calcul partiellement automatique)

Sommaire du financement (Montant de financement selon les sources; tableau de calcul partiellement automatique)

Niveaux de maturité 1 à 9
Pour les entreprises et les coopératives, le taux d'aide maximal peut atteindre 50 % des dépenses admissibles du projet. Elles doivent contribuer en espèces au financement du projet, à raison d'un minimum de 50 % de l'aide financière attribuée. Pour les OBNL de développement social, le taux d'aide maximal peut atteindre 75 % des dépenses admissibles du projet. Elles doivent contribuer en espèces au financement du projet, à raison d'un minimum de 20 % de l'aide financière attribuée.

Le total des contributions gouvernementales ne peut excéder 80 % des dépenses admissibles.

Déclaration

Je confirme que les renseignements fournis dans cette demande et les documents annexés sont complets et véridiques et je m'engage à fournir aux représentants du Ministère toute l'information nécessaire à l'analyse du projet. Je comprends que la présente demande d'aide n'entraîne pas nécessairement son acceptation.

Si ma demande est acceptée, je m'engage à remplir les fiches de résultats nécessaires à l'analyse des retombées de cette mesure et tous les documents visant à l'évaluer.

Annexe VII : Fiche d'appréciation

Formulaire de la fiche d'appréciation pour le programme Passeport innovation, pour référence.

Renseignements sur le projet

Évaluation du projet

Évaluation des services rendus par les organismes membres de QuébecInnove

Déclaration

Je confirme que les renseignements fournis dans cette requête d'information sont complets et véridiques.

Notes de références

1. Une PME est une entreprise de moins de 250 employés légalement constituée au Québec. Les entreprises majoritairement
   détenues par une société d’État ne sont pas admissibles.

2. Les coopératives légalement constituées au Québec de moins de 250 employés.

3. Les organismes municipaux, provinciaux, fédéraux et parapublics ainsi que les organismes de bienfaisance ayant le droit de délivrer des reçus officiels de dons (ex. : fondations) ne sont pas admissibles.

4. Les organismes membres de QuébecInnove qui effectuent de la recherche et du développement sont qualifiés. Les organismes d'intermédiation sont admissibles pour le montage du projet seulement.

5. Constitués en vertu de la Loi sur les compagnies, Partie 3 (RLRQ, C. C-38).

6. OCDE, Manuel de Frascati 2002 : méthode type proposée pour les enquêtes sur la recherche et le développement expérimental, Paris, Éditions OCDE, 2013, p. 34.

7. En vertu de la Charte de la langue française ainsi que de la Politique gouvernementale relative à l'emploi et à la qualité de la langue française dans l'Administration, « l'Administration requiert des personnes morales et des entreprises que les documents qui font partie d'un dossier établi en vue de l'obtention d'une subvention […] soient rédigés en français ».