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Documents préalables pour déposer une soumission

Attestation de Revenu Québec (ARQ)

L’attestation de Revenu Québec (ARQ).  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité. est un préalable requis au dépôt d’une soumission et elle doit y être jointe. Cette attestation s’applique à tout contrat comportant une dépense égale ou supérieure à 25 000 $.

L’obtention de cette attestation est aussi un préalable à la demande d’autorisation de contracter de l’Autorité des marchés publics.

L’attestation de Revenu Québec confirme que l’entreprise, à la date de sa demande, répond aux conditions suivantes :

  • elle a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales québécoises;
  • elle n’a pas de compte en souffrance à l’égard du ministre du Revenu du Québec en vertu de ces lois fiscales ou, si elle a un compte en souffrance, elle a conclu une entente de paiement qu’elle respecte ou le recouvrement de ses dettes a été légalement suspendu.

Si l’entreprise répond à ces deux conditions, l’attestation est immédiatement délivrée, soit par téléchargement en ligne ou par impression. La période de validité de cette attestation est mentionnée sur le document. Une attestation dont la date de validité est dépassée ou encore l’absence de cette attestation sont des causes de rejet d’une soumission.

Les particuliers en affaires ayant le statut de petit fournisseur (selon Revenu Québec).  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité. et qui ne sont pas immatriculés au registre des entreprises peuvent également obtenir une attestation de Revenu Québec en appelant au numéro de téléphone indiqué sur le site Internet de Revenu Québec.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité..

Pour une personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle, les contrats ne sont pas assujettis à la réglementation. Cette personne n’aura pas à se procurer une attestation de Revenu Québec, quel que soit le montant du contrat.

Attestation relative à la probité du soumissionnaire

L’Attestation relative à la probité du soumissionnaire.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité. est un formulaire joint aux documents d’appel d’offres. Il doit être transmis par l’entreprise lors du dépôt de sa soumission. Ce document dûment rempli et signé par une personne autorisée est obligatoire au dépôt de la soumission.

Par le dépôt de cette attestation, le soumissionnaire déclare qu’il n’y a pas eu d’entente ou d’arrangement avec un concurrent relativement aux aspects énumérés ci-dessous, sauf en ce qui concerne la conclusion éventuelle d’un contrat de sous-traitance :

  • prix;
  • méthode;
  • facteurs ou formules pour établir les prix;
  • décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission;
  • présentation d’une soumission qui, volontairement, ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres.

Le soumissionnaire déclare également que ni lui ni une personne qui lui est liée n’ont été déclarés coupables, dans les cinq années précédant la date de présentation de la soumission, d’un acte criminel ou d’une infraction dont l’énumération se trouve au point 9 de l’Attestation relative à la probité du soumissionnaire.

Autorisation de signature

Préalables requis au dépôt d’une soumission et autres formalités

L’Autorisation de signature est présente dans les documents d’appel d’offres, lorsqu’elle est demandée. Elle doit être transmise par l’entreprise au moment de déposer sa soumission.

Ce document, à produire par le soumissionnaire, permet de s’assurer que la personne ayant signé les documents de la soumission au nom de l’entreprise est autorisée à le faire. Cette personne doit être la même que celle dûment autorisée à remplir et à signer le formulaire Attestation relative à la probité du soumissionnaire ainsi que, le cas échéant, le formulaire Absence d’établissement au Québec.

Déclaration concernant les activités de lobbyisme

La déclaration concernant les activités de lobbyisme est un formulaire obligatoire à remplir par l’entreprise et il doit être joint à la soumission lors de son dépôt.

Quel que soit leur titre professionnel, les lobbyistes sont des personnes qui, en échange d’une contrepartie, pour le compte d’un client, d’une entreprise ou d’une organisation, communiquent avec des titulaires de charges publiques en vue d’influencer leurs prises de décisions. Ces communications peuvent se faire par écrit, par téléphone ou encore en personne.

D’abord, il faut déterminer si les activités réalisées constituent du lobbyisme.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité., puis définir à quel type de lobbyiste elles se rattachent. Ensuite, il faut s’inscrire préalablement au Registre des lobbyistes.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité..

La démarche pour cette première inscription (déclaration initiale) doit débuter plusieurs semaines avant la date de dépôt des soumissions. Le délai maximal de traitement varie selon le type de déclaration ou de lobbyiste.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité., soit 30 jours pour le lobbyiste-conseil et 60 jours pour le lobbyiste d’entreprise ou le lobbyiste d’organisation.

Qu’est-ce qu’un titulaire d’une charge publique?

La réponse est différente selon le type d’institution :

  • Parlementaire : Députés et membres de leur personnel; ministres et membres de leur personnel.
  • Gouvernementale : Employés du gouvernement et des organismes gouvernementaux.
  • Municipale : Maires et préfets; conseillers municipaux; personnel de cabinets; employés des municipalités; employés des organismes municipaux et supramunicipaux.

Pour en savoir plus sur le rôle du titulaire d’une charge publique..  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité.

Qu’est-ce qu’une communication avec un titulaire d’une charge publique?

Toute communication orale ou écrite faite, à toute étape du processus, auprès d’un titulaire d’une charge publique en vue d’influencer ou encore pouvant raisonnablement être considérée, par la personne qui en prend l’initiative, comme susceptible d’influencer est une activité de lobbyisme.

La communication peut, notamment, être au sujet de décisions concernant :

  • l’attribution d’un contrat, autrement que dans le cadre d’un appel d’offres public, d’une subvention ou d’un autre avantage pécuniaire, ou l’attribution d’une autre forme de prestation déterminée par règlement du gouvernement;
  • l’élaboration, la présentation, la modification ou le rejet d’une proposition législative ou réglementaire, d’une résolution, d’une orientation, d’un programme ou d’un plan d’action;
  • l’attribution d’un permis, d’une licence, d’un certificat ou d’une autre autorisation.

Le fait, pour un lobbyiste, de convenir pour un tiers d’une entrevue avec le titulaire d’une charge publique est assimilé à une activité de lobbyisme.

Formulaire Absence d’établissement au Québec

Le formulaire Absence d’établissement au Québec, fournit par le Secrétariat du Conseil du Trésor doit être rempli par toute entreprise n’ayant pas d’établissement situé au Québec où elle exerce ses activités de façon permanente. L’établissement doit être clairement identifié au nom de l’entreprise et être accessible durant les heures normales de bureau.

Lors du dépôt d’une soumission, le formulaire Absence d’établissement au Québec doit être joint, car il s’agit d’un préalable requis.

Toutefois, le formulaire n’est pas requis si l’entreprise qui a un établissement au Québec a obtenu :

  1. l’autorisation de contracter par l’Autorité des marchés publics;
  2. l’attestation de Revenu Québec.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité..

Programme d’obligation contractuelle

Le formulaire Programme d’obligation contractuelle – Égalité dans l’emploi.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité. est disponible dans les documents d’appel d’offres. Il doit être rempli et joint à la soumission pour son dépôt.

Ce programme vise :

  • à assurer une représentation équitable des membres des groupes victimes de discrimination dans tous les emplois d’une entreprise;
  • à repérer et à supprimer les règles et les pratiques d’emploi susceptibles d’être discriminatoires.

Les entreprises québécoises qui comptent plus de 100 employés et qui présentent des soumissions pour l’obtention de contrats d’approvisionnement ou de services de 100 000 $ ou plus doivent s’engager à mettre en place un programme d’accès à l’égalité. La même exigence s’applique envers un sous-traitant de l’entreprise, lorsqu’il répond aux mêmes critères.