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Guides et outils

2. Améliorer sa maturité numérique

La compétitivité d’une entreprise est tributaire de son engagement dans un processus d’amélioration continue touchant tous les aspects de son organisation. Les technologies numériques jouent un rôle déterminant dans la mise en place des conditions gagnantes de cette compétitivité.

Pourriez-vous imaginer recevoir encore toutes vos commandes clients par téléphone, ou encore utiliser une bonne vieille carte routière pour trouver votre chemin? Les technologies numériques font maintenant partie du quotidien d’une entreprise. Il faut donc vous assurer de disposer des technologies adéquates et d’en faire bon usage.

La pérennité d’une organisation passe en grande partie par sa faculté d’optimiser ses ressources. Cette optimisation, à son tour, passe inévitablement par un virage numérique, qui doit être planifié et adapté à la mission de l’organisation.

En tant que gestionnaire, vous avez accès à une grande quantité d’informations. Lesquelles sont importantes pour la prise de décision? Où se trouvent-elles? Peut-on y avoir accès rapidement? Sans le recours aux technologies numériques, vous serez condamné à une partie perdue d’avance.

De nos jours, les entreprises peuvent acquérir les mêmes équipements et technologies. L’élément différenciateur est la capacité d’une entreprise à maîtriser et à intégrer ces technologies dans un portefeuille cohérent et performant. C’est ainsi qu’une entreprise peut devenir plus agile, prendre des décisions plus rapidement et se positionner favorablement par rapport à une autre.

Les technologies numériques jouent un rôle déterminant
dans l’augmentation de la productivité du secteur manufacturier.

Évaluer le niveau de maturité numérique

Pour être en mesure d’élaborer un plan d’action numérique, il est important de faire le constat de la situation actuelle. Pour établir ce point de départ, il faut énumérer, dans un premier temps, les processus d’affaires de l’entreprise ainsi que les technologies numériques utilisées.

Les technologies

Les technologies numériques viennent en appui à un processus d’affaires pour permettre d’en accélérer le temps de traitement, d’en assurer la qualité, et de l’automatiser partiellement ou entièrement. Il faut préalablement que le processus touché soit déjà efficace; il n’y a aucune raison d’informatiser le chaos.

Une évaluation des technologies en place est nécessaire pour s’assurer que l’entreprise dispose de la bonne technologie en fonction de ses besoins actuels et futurs. Par exemple, est-ce que votre système intégré de gestion permet à votre client de passer directement ses commandes? Est-ce que votre centre d’usinage à commande numérique est en mesure de combler tous vos besoins d’usinage?

Maîtrise des technologies

Bien que votre entreprise utilise des technologies numériques dans son quotidien, il n’est pas garanti qu’elle en retire les bénéfices escomptés. Une analyse des méthodes d’utilisation des technologies numériques est nécessaire pour s’assurer qu’elles sont exploitées à leur plein potentiel.

Exemples

L’utilisation d’un progiciel de conception assistée par ordinateur

L’acquisition de ce type de technologie vise au départ à diminuer le temps de conception de nouveaux produits par rapport à la méthode « crayon, règle et papier ».

Or, dans beaucoup d’entreprises, les concepteurs utilisent le progiciel ayant les fonctions de base, laissant de côté les fonctionnalités avancées qui pourraient automatiser certaines étapes de conception ou encore générer automatiquement de l’information additionnelle telle que la liste des pièces, matériaux et quantités requises par le nouveau produit.

Définition des rôles et responsabilités

L’entreprise qui utilise un centre d’usinage à commande numérique et en réalise la programmation n’a pas une approche efficace. Cette façon de faire réduit considérablement la productivité de l’équipement, puisque pendant que l’opérateur le programme, il ne produit pas.

Sa programmation devrait plutôt se faire sur un poste de travail distinct, en amont de la production, et le programme ainsi généré devrait être acheminé par le réseau informatique. De cette manière, l’équipement aurait une disponibilité accrue pour la production.

Intégration des technologies

Les technologies numériques d’une entreprise ont souvent été acquises en fonction de besoins précis, sans considération de leur capacité à s’intégrer aux technologies déjà en place.

Les besoins sont souvent dictés par les demandeurs et futurs utilisateurs qui dressent la liste des caractéristiques nécessaires à leurs besoins sans nécessairement considérer la possibilité d’intégration de ces technologies. Cette prise en compte est pourtant importante pour atteindre un haut niveau d’efficacité.

Revenons à notre exemple d’acquisition d’un progiciel de conception.

Un progiciel de conception peut très bien fonctionner de façon autonome. Les bénéfices que vous pourrez en retirer ne seront jamais aussi élevés que s’il s’intègre avec les autres technologies de l’entreprise.

Dans ce cas précis, une synchronisation bidirectionnelle avec le système intégré de gestion (ERP) permettrait de lier les pièces à des articles du fichier « stock » du système intégré de gestion, pour en extirper les caractéristiques qui s’afficheraient dans les dessins sans que le dessinateur ait besoin d’écrire quoi que ce soit.

Ce partage numérique d’informations entre les départements ou directions est essentiel. Il désenclave les informations et les rend disponibles à ceux et celles qui en ont besoin.

Culture numérique

L’évolution des technologies numériques améliore certes les outils de gestion et de fabrication d’une entreprise, mais elle impose de faire évoluer l’organisation vers une culture numérique. L’époque où chacun arrivait à une réunion avec ses rapports de gestion en papier est révolue.

À l’ère numérique, il faut revoir notre relation avec l’information. Puisque cette dernière est saisie en temps réel, avec beaucoup plus de précision et en plus grande quantité, nous n’avons plus le temps d’analyser la panoplie de rapports produits pour nous faire une idée de l’état d’une situation.

C’est l’ère des indicateurs de performance et des tableaux de bord, une ère où l’énergie des gestionnaires est consacrée à l’action plutôt qu’à l’analyse de multiples rapports.

Ces opportunités numériques permettent d’envisager de nouvelles possibilités
et peuvent mener jusqu’à la révision du modèle d’affaires.

Des données au service de l'organisation

Ce besoin de changement se traduit dans la façon de gérer l’information. Les données doivent être accessibles à toute personne pour qui elles représentent une valeur ajoutée à son travail. Elles sont la propriété de l’entreprise et non de l’individu responsable de celles-ci.

Cette approche fait ressortir le besoin de dépersonnalisation des données. Elle doit également permettre de clarifier les rôles et responsabilités de chacun à ce propos.

Ce changement à la culture organisationnelle doit aller plus loin que ce qui se fait maintenant. Il faut encourager le personnel à se questionner sur le type d’information nécessaire à la prise de décision.

Un acheteur aimerait probablement obtenir un meilleur accès aux prévisions de ventes des prochains mois. Un directeur marketing pourrait préférer des données sur les habitudes de consommation de sa clientèle cible. Un responsable de la maintenance pourrait vouloir mesurer à l’aide de capteurs les fonctions vitales d’un équipement pour aider à prévenir les défaillances.

Il faut ainsi encourager le personnel à ne pas se contenter du statu quo et à repousser les limites pour améliorer encore la gestion des opérations.

Les données d’entreprise sont l’un des éléments d’information à gérer dans une organisation. Les connaissances, l’expérience et l’expertise sont également de tels éléments. Ces données sont habituellement dans la tête des employés et sont partagées au besoin lors de la formation de nouvelles ressources. Mais cette approche a fait son temps, car la fidélité à l’employeur n’est plus éternelle.

La rotation de personnel fait qu’à chaque départ, une partie des connaissances de l’entreprise la quitte également. Il existe plusieurs solutions pour remédier à cette situation.

La connaissance des produits est l’un des éléments de base d’une organisation. Combien cela coûte-t-il de former un nouvel estimateur qui sera en mesure d’estimer avec assez de précision pour ne pas mettre en péril la rentabilité?

Dans plusieurs cas de ce genre, le configurateur de produit est un outil qui pourrait être utilisé pour gérer la majorité des règles de configuration ou de fabrication d’un produit. Ce configurateur permet de gérer les principaux paramètres et options, ou les groupes d’options, pour qu’un simple utilisateur soit en mesure de réaliser une soumission précise et sans erreur.

Dans certains cas, il serait même envisageable de permettre à vos clients d’utiliser ce configurateur pour qu’ils génèrent eux-mêmes leurs soumissions, tout en vous tenant informé de leurs demandes.

La numérisation de l’ensemble des informations d’une organisation, dont les données se rapportant à son savoir-faire, est essentielle à sa pérennité.
Ces données appartiennent à l’entreprise et elles doivent être intégrées
dans son système d’information.

Audit des technologies

L’auto-évaluation du niveau de maturité numérique est un exercice difficile à quantifier sans un modèle d’évaluation et sans une compétence dans une grande variété de domaines d’expertise. Par contre, en suivant les étapes mentionnées plus haut, vous serez en mesure d’évaluer la pertinence des technologies en place, ainsi que leur degré d’utilisation et de maîtrise.

Cette évaluation servira dans l’élaboration d’une stratégie numérique adaptée à la réalité de l’entreprise.

Présenté sous la forme d’un rapport écrit, l’audit livre un diagnostic sur l’utilisation des différents outils (logiciels et équipements) de l’entreprise. Il :

  • fait l’inventaire des outils;
  • évalue leur degré d’actualité et de maturité;
  • détermine le degré de maîtrise des utilisateurs.

L’audit livre également des pistes d’amélioration pour l’acquisition de technologies et établit les besoins de formation, de connectivité et d’optimisation se rapportant à la vision numérique, le modèle d’affaires et les processus de l’entreprise.

L’audit sert de fondement à l’élaboration d’une stratégie numérique. Il fixe le point de départ, pour ensuite dresser la feuille de route à suivre.

Il prend en compte les technologies utilisées par les processus d’affaires, soit les activités relatives à la conception, la gestion de la production, les opérations de production, les services et les connaissances numériques. Il mesure les méthodes d’utilisation et le degré de maîtrise de ces technologies.

Calculer le niveau de maturité numérique

Pouvez-vous dire de votre entreprise qu’elle est intelligente? Quel est son niveau de maturité numérique? Pour répondre à cette dernière question, il faut mesurer ce niveau.

Le niveau de maturité numérique est le résultat d’un audit qui entend fournir un indicateur quantitatif lié à la présence d’outils numériques logiciels et d’équipements, à leur maîtrise et à leur intégration.

Niveau de maturité numérique = somme (technologies x maîtrise x intégration).

Le niveau de maturité numérique est empirique; aucune théorie complète ne le sous-tend.

Le résultat fournit un indice sur la maturité numérique de l’entreprise.

Stratégie numérique

L’émergence des objets connectés et la multiplication des progiciels de gestion et de coordination font ressortir le besoin de se doter d’un plan d’action global.

Ce plan (ou cette stratégie) numérique joue un rôle vital pour assurer la compétitivité, la rentabilité et la prospérité de l’entreprise. Il doit être enchâssé dans la planification stratégique de l’organisation. Il a pour objectifs :

  • d’optimiser les outils actuels;
  • de dresser le plan d’acquisition des technologies futures;
  • d’en assurer la cohésion et l’intégration, tout cela en tenant compte du modèle d’affaires.

Exemple

Une entreprise avant-gardiste

Une entreprise du secteur du vêtement pour homme a fait un choix technologique qui lui a permis de se démarquer de ses concurrents. Elle a décidé d’ajouter à son offre un service en gestion de la chaîne logistique.

Ce qu’elle propose : fournir un service de réapprovisionnement automatique à sa clientèle directement aux points de vente.

Cette entreprise n’offre plus un produit, elle offre une expérience client innovante. Ce positionnement avant-gardiste lui procure un avantage concurrentiel significatif.

Un plan numérique

Les pistes d’amélioration de l’audit permettent de rédiger un plan numérique qui correspond au modèle d’affaires que l’entreprise veut mettre en place. C’est un outil stratégique qui procure une vue d’ensemble et un échéancier quant aux actions à planifier pour prendre le virage industrie 4.0.

Le plan sera à l’image du niveau de maturité numérique ainsi qu’à celle de l’équipe de direction et reflétera l’orientation que celle-ci désire donner à l’entreprise. Cette stratégie pourra être traditionnelle, émergente ou avant-gardiste.

Quel type de stratège numérique êtes-vous?

Traditionnel? Vous adoptez des technologies éprouvées depuis plusieurs années.

Émergent? Vous adoptez les dernières technologies pour vous distancer de vos compétiteurs.

Avant-gardiste? Les technologies utilisées par les autres ne suffisent plus. Vous voulez redéfinir les standards et repenser l’expérience client.

Méthodologie de déploiement

Pour bien implanter une nouvelle technologie, il faut s’assurer de répondre à plusieurs impératifs. Si l’évaluation des solutions technologiques offertes a été bien réalisée et que l’analyse des capacités d’intégration aux autres technologies a été effectuée, le déploiement en sera facilité.

Implanter un nouvel équipement ou un nouveau progiciel nécessite une planification rigoureuse pour faire de ce projet un succès. Dans un premier temps, il est important de faire ressortir les objectifs du projet d’acquisition de la nouvelle technologie, car ils serviront de ligne directrice pour guider les responsables durant l’implantation.

Il est également important de faire ressortir les contraintes pouvant influencer l’atteinte des objectifs.

Avez-vous une contrainte de disponibilité cyclique?

Existe-t-il de la réticence aux changements parmi les membres du personnel touchés par ces changements?

L’équipe du fournisseur dispose-t-elle de l’expertise requise pour vous aider à maîtriser la nouvelle technologie?

Vos employés ont-ils les aptitudes et connaissances nécessaires pour l’utiliser?

Répondre à ces questions permettra d’évaluer les chances de succès du projet.

Ne pas oublier l'humain

Mettre en place une nouvelle technologie ne consiste pas qu’à installer l’équipement ou l’application et à les mettre en marche. Le changement est souvent angoissant.

Une bonne communication avec les employés touchés par celui-ci est primordiale. Il faut aussi s’assurer que l’équipe chargée de son implantation comprend les attentes et est en mesure d’instaurer un protocole pour paramétrer la technologie et l’expérimenter dans un environnement de tests.

Une fois que ces tests seront concluants, et seulement à ce moment, vous devriez passer à la formation des futurs utilisateurs et à la mise en route.

L’implantation d’une nouvelle technologie demande souvent des investissements considérables. Il est donc fondamental de donner une très grande importance à son implantation et de s’assurer que le personnel devant l’utiliser saura la maîtriser et l’exploiter à son plein potentiel, assurant ainsi la rentabilité de l’investissement.

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