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L’élaboration du cahier des charges demande de la rigueur. Une réflexion au sujet de vos besoins et une analyse de votre clientèle sont nécessaires pour répondre aux questions du formulaire de façon optimale.
Tout en évitant des frais injustifiés à votre entreprise, des renseignements pertinents permettront aux soumissionnaires d’intervenir de façon adéquate et efficace.
Une fois rempli, votre cahier des charges contient :
Cependant, un cahier bien rédigé demande une stratégie marketing Web appropriée.
Le Web, média indispensable dans le monde des affaires, fait partie d’une stratégie qui regroupe une grande variété d’outils marketing. L’exploitation du Web doit se faire en harmonie avec le reste d’une stratégie marketing qui tient compte :
Il est essentiel de bien cibler sa clientèle Web, qui n’est pas nécessairement celle jointe au moyen des canaux traditionnels (c’est-à-dire en personne).
Dans cette optique, vous devez :
Une bonne connaissance du marché permettra à votre entreprise d’établir des objectifs solides et réalistes quant à sa présence sur le Web.
Si vous ne connaissez pas le profil de votre clientèle (individus ou entreprises) et son comportement de navigation, il est essentiel de les définir. Un fournisseur de services Web peut vous aider à le faire.
Vous utilisez le cahier pour la première fois? Vous devez d’abord vous inscrire, puis sélectionner Ajouter un cahier des charges.
Accédez au cahier des charges.
À tout moment, vous pouvez enregistrer l’information saisie et revenir à votre cahier plus tard. Vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône se trouvant sous Modifier pour continuer à remplir ce dernier.
Le document PDF généré par le cahier peut être sauvegardé sur votre ordinateur.
Les icônes avec un point d’interrogation fournissent des précisions au sujet de l’information demandée.
Indiquez le nom de votre entreprise et ajoutez votre logo si vous souhaitez qu’il apparaisse sur la page titre de votre soumission.
Les renseignements donnés à cette étape permettent aux soumissionnaires de mieux comprendre le contexte de votre demande.
Dans le cas de la refonte d’un site Web déjà existant, vous devez fournir avec précision tous les renseignements le concernant.
Fournissez les renseignements concernant entre autres :
Il est important de fournir les renseignements demandés par rapport au profil de votre clientèle (individus ou entreprises) et à son comportement de navigation.
Si vous ne disposez pas de ces renseignements, indiquez dans le formulaire que vous désirez confier cette tâche au consultant.
Assurez-vous d’indiquer tous les éléments que vous jugez essentiels au bon fonctionnement de votre futur site Web.
Si vous êtes indécis quant aux options qu’il devrait inclure, vous pouvez joindre un conseiller du Ministère.
Comparativement au début des années 2000, il est moins dispendieux de nos jours de concevoir ou de mettre à jour un site Web. Si vous n’optez pas pour un site transactionnel (c’est-à-dire qui permet des achats en ligne), un budget de 10 000 $ peut s’avérer suffisant.
Vous pouvez établir un budget maximal ou laisser le soin aux soumissionnaires de déterminer celui-ci.
Indiquez les dates de début et de fin des travaux. Souvent, la refonte ou la conception d’un site Web est associée à une stratégie marketing. Il est important de bien coordonner les différentes activités liées à la mise en œuvre de votre site Web afin que ce dernier soit prêt à temps.
De plus, AVANT de déterminer la date de fin des travaux, vous devez prendre en considération la période de tests devant être effectués afin de mettre le site en ligne.
Cette dernière étape vous permet de préciser vos exigences concernant le contenu et le moment de réception des soumissions.
Important : à la fin de cette étape, vous devez enregistrer le formulaire avant de poursuivre.
À la suite de la sauvegarde du formulaire, cliquez sur Afficher le cahier des charges pour accéder à l’ensemble de l’information qui sera transmise aux fournisseurs. Un fichier PDF nommé rapport.pdf sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.
Il est aussi possible de télécharger le document à partir de la liste des cahiers des charges en cliquant sur l’icône PDF.
Le cahier des charges est prêt à être transmis aux firmes spécialisées en création de sites Web.
Il est avantageux pour vous de recevoir plusieurs soumissions (idéalement trois) pour :
Par conséquent, il ne faut pas hésiter à joindre plusieurs firmes.
Les offres reçues doivent être analysées en tenant compte de plusieurs facteurs. Pour ce faire, établissez un processus d'évaluation. Vous trouverez un exemple ci-dessous.
Critères | Soumission A | Soumission B | Soumission C |
Compréhension du mandat | 9 | 10 | 8 |
Qualité et précision des outils Web proposés | 7 | 8 | 9 |
Compétences et expérience des conseillers | 9 | 10 | 10 |
Échéancier réaliste | 10 | 9 | 10 |
Respect du budget | 8 | 10 | 6 |
Appréciation globale de l'offre de service | 9 | 9 | 8 |
Total (sur 60) | 52 | 56 | 51 |
Cette grille permet d'attribuer des points (une note sur 10) à chacun des critères suggérés. Additionnez la somme des points obtenus pour chaque soumission afin de connaître la meilleure offre.
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