Les marchés publics représentent plusieurs milliards de dollars par année, couvrant une multitude de secteurs d’activité.

Souvent perçus comme complexes et lourds sur le plan administratif, les contrats publics peuvent sembler inaccessibles pour beaucoup de petites et moyennes entreprises (PME) québécoises.

Ils constituent néanmoins de véritables occasions d’affaires pour les PME qui prennent le temps de se préparer consciencieusement.

Le Ministère peut les aider en ce sens.

• Vous avez dit « marchés publics »?
• Comment déterminer si les marchés publics sont intéressants pour mon entreprise?
• Des conseils pratiques pour décrocher des contrats publics

Vous avez dit « marchés publics »?

Les marchés publics désignent, au sens large, les contrats octroyés par des organismes publics, qu’il s’agisse :

• de ministères;
• d’écoles;
• d’hôpitaux;
• de municipalités;

Pour répondre à leurs besoins et remplir leur mission auprès des citoyens, ces organismes achètent différents biens et services auprès d’entreprises.

En 2017-2018, l’État québécoise était composé de 288 organismes publics assujettis à la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP). Ils ont octroyé 21 399 contrats d’une valeur de 25 000 $ ou plus pour une valeur totale de 11,8 G$.

À l’État québécois s’ajoutent près de 1200 municipalités locales et MRC qui sont régies par d’autres cadres juridiques.

Comment déterminer si les marchés publics sont intéressants pour mon entreprise?

Vous devez d’abord déterminer si vos biens, services et travaux de constructions sont achetés, par quel(s) client(s) et dans quelles conditions.

Il existe plusieurs façons de repérer cette information. Pour le gouvernement du Québec, la plus connue est le Système électronique d’appel d’offres (SEAO). Il s’agit d’un site Web où sont affichés tous les avis de contrats publics au-delà de certaines valeurs (seuils), provenant d’organismes publics ou de municipalités.

Le SEAO vous permet de consulter les données ouvertes gouvernementales sur les contrats ouverts (en cours) ou fermés (passés) dans votre secteur d’activité.

Vous devez faire une recherche avancée, par mot-clé ou selon d’autres paramètres, comme :

• les grandes catégories d’achat ou les codes UNSPSC;
• la région où a été réalisé le contrat;
• les contrats par organisme public.

Il est préférable de commencer avec des critères de recherche assez larges, pour ne pas limiter l’information sur les contrats qui en ressort.

Dans ces avis de contrats, vous pourrez consulter les documents d’appel d’offres décrivant :

• les besoins publics;
• les exigences particulières;
• les autres grands paramètres des contrats.

Moyennant un abonnement payant au SEAO, vous pourrez télécharger ces documents. Dans les avis de contrats fermés, vous aurez accès gratuitement à certaines données, comme :

• le nom des entreprises ayant soumissionné (vos compétiteurs potentiels);
• celle qui a remporté le contrat;
• le montant final de celui-ci.

Parmi les autres sources à consulter, des informations sur les contrats publics sont diffusées par certaines municipalités comme Montréal et Québec sur leur site Web ou dans certains médias. De plus, Espace Data offre un outil convivial d’analyse des contrats publics accordés depuis 2009. Moyennant certains frais, il vous est possible, pour faciliter votre analyse, d’obtenir un fichier Excel des recherches effectuées sur Espace Data. Depuis 2016, Données Québec permet pour sa part de télécharger certaines données ouvertes sur les contrats gouvernementaux et municipaux.

À partir de ces informations, vous devrez déterminer dans quelle mesure votre entreprise peut satisfaire aux exigences générales des contrats et quelles sont ses capacités à se positionner favorablement par rapport à la concurrence :

• Dans votre secteur, les appels d’offres sont-ils surtout basés sur des critères de prix ou prennent-ils également en compte des critères de qualité?
• Pouvez-vous proposer un prix unitaire ou global compétitif?
• Devez-vous adapter vos produits ou services pour répondre aux exigences stipulées par le donneur d’ordre? Quelles sont les conséquences de cette adaptation sur votre chaîne de production ou sur la prestation de vos services?
• Devez-vous obtenir certaines certifications au préalable ou répondre à des normes de qualité?
• Êtes-vous en mesure de desservir le territoire habituellement visé par les contrats dans votre secteur d’activité (ex. : la ville, la région, la province)?

Préparer des réponses à ces questions vous permettra de mesurer vos forces et vos faiblesses, mais aussi de déterminer les occasions et les menaces liées à la concurrence dans votre secteur.

Des conseils pratiques pour décrocher des contrats publics

• En quoi se démarque votre PME? Votre offre permettra-t-elle à l’organisme public de gagner en efficacité, d’éviter certains coûts ou d’assurer des services de meilleure qualité? Vous devez mettre ces aspects en valeur, particulièrement lorsque l’appel d’offres est basé sur une analyse de la qualité.
• Soumissionner moins, mais soumissionner mieux vous fera gagner du temps tout en augmentant vos chances de succès.
• Envisager des alliances avec d’autres entreprises pour obtenir ou réaliser un contrat public. Lorsque la sous-traitance est permise, votre PME peut réaliser une partie d’un contrat accordé à une plus grande entreprise. Cela vous permet de vous familiariser avec les contrats publics de façon plus progressive. Lorsque permis, plusieurs PME peuvent également établir un consortium en vue de soumissionner sur un contrat. Cela accroît leurs chances de remporter l’appel d’offres grâce à l’union de leurs forces respectives. Lorsqu’il est possible de connaître les autres soumissionnaires sur un appel d’offres, choisissez un ou des partenaires potentiels avec qui vous avez des affinités ou dont les forces sont complémentaires aux vôtres. Vous pourriez soumissionner ensemble une prochaine fois.
• Se faire connaître des acheteurs institutionnels en dehors des appels d’offres publics. C’est un atout, mais il peut être difficile d’y arriver, car les communications directes avec les acheteurs sont parfois limitées, voire interdites dans les organisations publiques. N’oublions pas que les acheteurs ont le devoir d’éviter de se trouver en position où il y a un conflit d’intérêts, une limitation de la concurrence ou un traitement non équitable des concurrents (ou l’apparence de telles situations).
• Ne pas attendre le temps des soumissions pour obtenir les autorisations requises pour l’obtention d’un contrat public, de même que les certifications exigées pour certains produits et services. Cela peut prendre plusieurs semaines  Se préparer à l’avance permettra l’économie de temps et des ressources précieuses au moment de soumissionner.
• Saisir les occasions pour mettre en valeur vos produits et ou services. Vous pouvez par exemple répondre à un avis d’appel d’intérêt sur SEAO, participer à des salons d’approvisionnement public (par exemple, le Salon affaires municipales 2019 de la Fédération québécoise des municipalités ou le Salon des exposants 2019 de l’Union des municipalités du Québec), participer à des vitrines technologiques ou participer à des vitrines inversées.

Conclusion

Les PME québécoises peuvent avoir accès aux contrats publics en se préparant soigneusement et en mettant en place des pratiques gagnantes. Le Ministère peut les aider en ce sens.

Informez-vous sur le Bureau d’accompagnement des entreprises aux marchés publics et communiquez avec nous pour en apprendre davantage sur l’accompagnement qui peut vous être offert.