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Guides et outils

Les grandes étapes d’un appel au marché public

Lors de l’étape précédant la publication d’un appel au marché par un donneur d’ordres public, les communications directes avec les représentants du ministère ou de l’organisme, des personnes entrant dans la catégorie des « titulaires d’une charge publique », sont permises.

Consultez le Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité. (SEAO) pour prendre connaissance :

  • de ses intentions ou de ses enjeux d’acquisition;
  • de ses besoins futurs.

Deux outils sont à la disposition des ministères et organismes, soit :

  • l’avis d’appel d’intérêt;
  • l’avis d’intention.

Ces avis correspondent à deux finalités bien distinctes. La publication d’un avis d’intention ou d’un avis d’intérêt peut aboutir à la publication d’un appel d’offres, bien qu’il n’y ait aucune obligation légale en ce sens.

Pendant la période de publication d’un appel d’offres, les communications avec le donneur d’ordres public se limitent au seul représentant désigné dans les documents d’appel d’offres. Les représentations, démarches ou autres actions auprès du donneur d’ordres peuvent mener au rejet de la soumission lors de l’analyse.

Il est donc essentiel de contrôler ses communications et de former son personnel à ce sujet. Il est tout aussi important de savoir qui est le représentant désigné du donneur d’ordres. En cas de doute, une vérification auprès du donneur d’ordres s’impose.

Avis d’appel d’intérêt

L’avis d’appel d’intérêt est utilisé lorsqu’un ministère ou organisme public explore un nouveau type de marché. Il désire ainsi obtenir des commentaires et des informations pertinentes du secteur d’activité visé afin d’affiner l’expression de ses besoins dans la perspective d’octroyer un contrat.

Ce processus n’entraîne aucune obligation de poursuivre au-delà de la collecte d’information pour le ministère ou l’organisme concerné.

Le formalisme n’est pas aussi contraignant pour l’avis d’appel d’intérêt que pour le processus d’appel d’offres public. À titre de meilleures pratiques, les ministères et organismes publics s’inspirent des principes régissant la publication d’un appel d’offres public :

  • la publication sur le SEAO;
  • la période de publication;
  • les réponses et communications destinées aux entreprises manifestant leur intérêt.

En dépit des coûts occasionnés pour votre entreprise, le fait de répondre à ce type d’avis comporte la possibilité :

  • de communiquer avec un donneur d’ordres public;
  • de se faire connaître, ainsi que ses produits ou services, et donc d’augmenter sa visibilité; 
  • d’acquérir de l’expérience dans les marchés publics et d’approfondir sa connaissance des besoins d’un donneur d’ordres public.

Avis d’intention

L’avis d’intention est employé lorsqu’un donneur d’ordres public annonce son intention d’accorder un contrat à une entreprise nommée (contrat de gré à gré) ou de limiter l’appel d’offres à des entreprises déterminées.

L’avis d’intention n’est pas une procédure permettant de déroger au respect du cadre normatif de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, chapitre C-65.1.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité.). 

L’avis d’intention publié sur le SEAO invite toute entreprise en mesure d’offrir un produit ou un service équivalent à se manifester. Il est utilisé comme un élément de recherche sérieux et documenté par lequel les ministères et organismes peuvent justifier leur décision de cibler une ou des entreprises.

L’avis d’intention fournit :

  • une brève description de l’objet du contrat;
  • sa durée estimée;
  • les motifs de la décision prise.

Un délai est prévu pour permettre aux entreprises potentiellement intéressées de formuler des observations ou des commentaires. Les bonnes pratiques reconnues veulent que les ministères et organismes publics respectent les principes régissant la publication d’un appel d’offres public.

Ce processus ne crée pas d’obligation contractuelle pour le ministère ou l’organisme public. À la suite de celui-ci, il lui appartient de déterminer s’il poursuit ou non dans sa volonté d’octroyer un contrat à l’entreprise ou aux entreprises déterminées.

Publication d’un appel d’offres public

La publication d’un appel d’offres public permet au donneur d’ordres public de faire connaître son besoin au marché par l’intermédiaire du SEAO. La publication sur le SEAO déclenche le début du processus contractuel d’achat public.

Les donneurs d’ordres publics ont l’obligation d’utiliser le SEAO pour la publication de leurs avis, la distribution de leurs documents d’appel d’offres et la publication des renseignements sur leurs contrats. La durée du processus de publication est très encadrée par la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, chapitre C-65.1.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité.).

Les fournisseurs intéressés par les marchés publics peuvent consulter les avis publiés et se procurer les documents lorsqu’ils sont distribués par le SEAO.

Traitement des questions

Le traitement des questions se fait durant la période de publication de l’appel d’offres sur le SEAO. Toute entreprise se procurant les documents d’appel d’offres peut questionner l’expression des besoins d’un donneur d’ordre.

Des règles strictes doivent cependant être respectées en ce qui concerne :  

  • la personne à qui adresser ses questions (nommée dans les documents d’appel d’offres);
  • le délai de transmission des questions (questions devant impérativement être soumises avant l’heure et la date limites de réception des soumissions).

La période de publication est la dernière occasion pour une entreprise d’obtenir des précisions sur l’expression des besoins du donneur d’ordres public. Dans certains cas, elle permet également d’obtenir des modifications aux exigences, notamment si ces dernières limitent la concurrence de façon indue.

Une certaine disposition, lorsqu’elle est présente dans les documents d’appel d’offres, permet au donneur d’ordres de ne pas considérer les demandes transmises moins de 2 jours ouvrables avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

Le report de l’heure et de la date limites de réception des soumissions peut être obtenu dans deux cas différents :

  • À la demande d’une entreprise participant au processus d’appel d’offres. Dans ce cas, la décision demeure à l’entière discrétion du donneur d’ordres. La date du report est publiée par voie d’addenda sur le SEAO;
  • Quand une modification aux documents d’appel d’offres est susceptible d’avoir une incidence sur les prix. L’addenda doit alors être transmis au moins 7 jours civils avant la date limite de réception des soumissions. Lorsque ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions est reportée d’autant de jours que nécessaire pour que le délai minimal de 7 jours civils soit respecté.

Tenue d’une réunion d’information

La tenue d’une réunion d’information n’est pas obligatoire. Elle est à la discrétion du donneur d’ordres, mais elle doit respecter certains principes en ce qui concerne les aspects suivants :

  • le délai;
  • les participants invités;
  • le nombre de participants.

Un traitement équitable et transparent des participants, notamment en matière d’information communiquée, ainsi que la préservation de l’anonymat des soumissionnaires sont également exigés.

Lorsqu’une réunion est prévue, la date, l’heure et le lieu de sa tenue sont indiqués dans les documents d’appel d’offres. La réunion a pour objet de fournir des renseignements additionnels sur les besoins à satisfaire et de répondre aux questions des soumissionnaires sur les différents aspects de l’appel d’offres.

Fin de la période de publication

La fin de la période de publication correspond au début de la phase d’analyse des soumissions. L’organisme public ouvre publiquement les soumissions en présence d’un témoin à l’endroit prévu dans les documents d’appel d’offres ainsi qu’à la date et à l’heure limites fixées dans ces documents. Une limitation à ce principe existe lorsque les soumissions sont présentées sous la forme d’une liste de prix dont l’ampleur ou la configuration ne permet pas de déterminer un prix total.

Lors de l’ouverture publique, l’organisme public divulgue le nom de tous les soumissionnaires, y compris, le cas échéant, ceux ayant transmis une soumission par voie électronique.

À ce stade, certaines vérifications sont encore à réaliser en ce qui concerne :

·       l’intégrité des soumissions électroniques ainsi que d’autres renseignements sur la validité;

  • la véracité des soumissions;
  • la présence d’éléments exigés dans les documents d’appel d’offres.

Le prix total respectif des soumissions, toujours sujet à la même vérification, est également divulgué, sauf lorsqu’une évaluation de la qualité est mentionnée dans les documents d’appel d’offres.  

Si l’intégrité d’au moins une soumission transmise par voie électronique n’a pu être constatée lors de l’ouverture, cette divulgation s’effectuera lors de la publication sur le SEAO.

L’organisme public publie, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l’ouverture publique dans le SEAO.

Analyse des soumissions

L’analyse des soumissions sous l’angle de l’admissibilité et de la conformité a pour objectif de choisir la meilleure soumission pour combler le besoin. Les pratiques liées à l’ouverture et à l’analyse des soumissions reçues doivent permettre d’assurer la transparence, l’intégrité et le traitement équitable des fournisseurs, dans un environnement impartial et indépendant. 

L’organisme public procède à l’examen des soumissions reçues en vérifiant l’admissibilité des soumissionnaires et la conformité de leur soumission.

Le soumissionnaire est informé dans le cas du rejet d’une soumission :

  • lorsqu’il n’est pas admissible;
  • lorsque la soumission est non conforme.

Le rejet doit être motivé et communiqué au soumissionnaire au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat.

Lorsque le retard est imputable uniquement à l’organisme public, une soumission reçue après la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ne peut pas être considérée comme non conforme.

L’organisme public adjuge le contrat au prestataire de services qui a soumis le prix le plus bas. Lorsqu’il y a égalité des résultats à la suite d’un appel d’offres, le contrat est adjugé par tirage au sort.

Schéma – Obtenir un contrat au gouvernement.  Ce lien mène à un site qui n'est peut-être pas soumis au standard gouvernemental sur l'accessibilité.