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Guides et outils

La structure des documents d’appel d’offres

Connaître la structure des documents d’appel d’offres aide à anticiper les actions à entreprendre pour la rédaction de votre future soumission.

Sections des appels d'offres

Les documents d’appel d’offres publics sont composés de grandes sections qui sont souvent les mêmes. Mieux connaître ces sections, c’est gagner en efficacité lors de votre participation au processus d’appel d’offres.

Renseignements préliminaires

Cette section présente plusieurs aspects administratifs entourant la soumission, dont :

  • les délais à respecter;
  • les représentants de l’organisme public à contacter en cas de questions;
  • certaines obligations préalables que l’entreprise doit respecter (ex. : autorisation de contracter, attestation de probité).

Description des besoins publics

Définissant les besoins de l’organisme public, cette section est d’une grande importance du point de vue stratégique. Il présente :

  • la problématique;
  • les objectifs particuliers de l’organisme dans son achat;
  • la description détaillée des biens ou services à livrer;
  • l’envergure du mandat;
  • le type de contrat (ex. : contrat forfaitaire, à prix unitaire, etc.).

L’entreprise doit baser sa soumission sur la réponse à ces besoins.

Critères et grille d’évaluation des soumissions

Cette section décrit comment les soumissions seront évaluées. La rédaction de votre soumission doit tenir compte du mode d’adjudication du contrat :

  • Prix seulement;
  • Qualité et prix;
  • Rapport qualité-prix;
  • Qualité seulement.

Pour les modes d’adjudication basés sur le rapport qualité-prix ou sur la qualité et le prix, chaque critère est composé d’éléments de qualité requis pour l’atteinte d’un niveau de performance acceptable. Ces derniers sont présentés dans les documents d’appel d’offres de l’organisme public et décrits rapidement dans le tableau « Modes d’adjudication des contrats » ci-dessous.

Instructions aux prestataires de services

Cette section traite :

  • de la manière dont la soumission doit être présentée et déposée;
  • de la sous-traitance;
  • des preuves et attestations à fournir (ex. : norme ISO, exigences liées au développement durable, garantie de soumission);
  • de tout autre document démontrant que l’ensemble des exigences est respecté.

Conditions générales et complémentaires

Cette section explique succinctement les obligations des parties dans l’entente, qui se retrouveront d’ailleurs dans le gabarit de contrat qui est annexé à l’appel d’offres.

Par exemple :

  • la nécessité de tenir un registre des dépenses;
  • la possibilité de l’inspection de l’entreprise;
  • la divulgation des conflits d’intérêts;
  • les conditions de résiliation du contrat.

Modes d’adjudication des contrats

Niveau de qualitéParticularitésCommentaires
Atteinte du niveau minimal de qualité exigé
  • Plus bas prix
  • Minimum de trois critères
  • Atteinte ou non du niveau minimal de qualité par rapport aux critères (aucune note attribuée)
Mesure du niveau de qualité
  • Rapport qualité-prix
  • K = 15 % à 30 %
    (40 % si dialogue compétitif)*
  • K = 15 % (construction)*
  • Prix ajusté le plus bas
  • Minimum de trois critères
  • Mesure du niveau de qualité par rapport aux critères
  • Possibilité de critères éliminatoires (minimum de 70 points)
  • Note finale d'au moins 70 points
Mesure du niveau de qualité
  • Qualité sans prix
  • Note finale la plus élevée
  • Minimum de trois critères
  • Mesure du niveau de qualité par rapport aux critères
  • Possibilité de critères éliminatoires (minimum de 70 points)
  • Note finale d'au moins 70 points

* Formules de calcul

  • Coefficient d’ajustement pour la qualité = 1 + K (Note finale pour la qualité −70) ÷ 30
  • Prix ajusté = Prix soumis (ou réduit selon marge préférentielle) ÷ Coefficient d’ajustement pour la qualité
  • Dans la formule de calcul, le pourcentage doit être indiqué sous forme décimale (par exemple, 30 % correspond à 0,3).
  • Le paramètre K : aux fins d’adjudication du contrat, le prix de chaque soumission acceptable est ajusté selon la formule mathématique mentionnée. Le paramètre K est déterminé par l’organisme public. Il est fixé entre 15 % et 30 %, sauf dans le cas d’une demande de dérogation particulière.