Guide d’utilisation du cahier des charges pour la refonte ou la création d'un site Web

L’élaboration du cahier des charges demande de la rigueur. Une réflexion au sujet de vos besoins et une analyse de votre clientèle sont nécessaires pour répondre aux questions du formulaire de façon optimale.

Tout en évitant des frais injustifiés à votre entreprise, des renseignements pertinents permettront aux soumissionnaires d’intervenir de façon adéquate et efficace.

Une fois rempli, votre cahier des charges contient :

• le profil de votre entreprise;
• le portrait du marché Web;
• la description du mandat;
• votre budget.

Cependant, un cahier bien rédigé demande une stratégie marketing Web appropriée. 

Stratégie marketing Web

Le Web, média indispensable dans le monde des affaires, fait partie d’une stratégie qui regroupe une grande variété d’outils marketing. L’exploitation du Web doit se faire en harmonie avec le reste d’une stratégie marketing qui tient compte :

• de la clientèle Web visée;
• des objectifs, du positionnement et de l’image de marque de l’entreprise;
• des outils marketing utilisés;
• des arguments de vente;
• etc.

Clientèle Web

Il est essentiel de bien cibler sa clientèle Web, qui n’est pas nécessairement celle jointe au moyen des canaux traditionnels (c’est-à-dire en personne).

Dans cette optique, vous devez :

• cerner les besoins de votre clientèle Web;
• connaître son comportement;
• adapter votre site Web à son profil.

Une bonne connaissance du marché permettra à votre entreprise d’établir des objectifs solides et réalistes quant à sa présence sur le Web.

Si vous ne connaissez pas le profil de votre clientèle (individus ou entreprises) et son comportement de navigation, il est essentiel de les définir. Un fournisseur de services Web peut vous aider à le faire.

Inscription

Vous utilisez le cahier pour la première fois? Vous devez d’abord vous inscrire, puis sélectionner Ajouter un cahier des charges.

Déjà inscrit?

Accédez au cahier des charges.

À tout moment, vous pouvez enregistrer l’information saisie et revenir à votre cahier plus tard. Vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône se trouvant sous Modifier pour continuer à remplir ce dernier.

Le document PDF généré par le cahier peut être sauvegardé sur votre ordinateur.

Les icônes avec un point d’interrogation fournissent des précisions au sujet de l’information demandée.

1. Nom et logo

Indiquez le nom de votre entreprise et ajoutez votre logo si vous souhaitez qu’il apparaisse sur la page titre de votre soumission.

2. Profil de votre entreprise

2.1 Présentation

Les renseignements donnés à cette étape permettent aux soumissionnaires de mieux comprendre le contexte de votre demande.

2.2 Site Web

Dans le cas de la refonte d’un site Web déjà existant, vous devez fournir avec précision tous les renseignements le concernant.

2.3 Général

Fournissez les renseignements concernant entre autres :

• la mission de votre entreprise;
• le positionnement d'entreprise souhaité;
• vos principaux concurrents;
• ce qui vous distingue des concurrents;
• vos objectifs de marketing.

3. Marché Web

Il est important de fournir les renseignements demandés par rapport au profil de votre clientèle (individus ou entreprises) et à son comportement de navigation.

Si vous ne disposez pas de ces renseignements, indiquez dans le formulaire que vous désirez confier cette tâche au consultant.

4. Description du mandat

Assurez-vous d’indiquer tous les éléments que vous jugez essentiels au bon fonctionnement de votre futur site Web.

Si vous êtes indécis quant aux options qu’il devrait inclure, vous pouvez joindre un conseiller du Ministère.

5. Budget et échéance

Comparativement au début des années 2000, il est moins dispendieux de nos jours de concevoir ou de mettre à jour un site Web. Si vous n’optez pas pour un site transactionnel (c’est-à-dire qui permet des achats en ligne), un budget de 10 000 $ peut s’avérer suffisant.

Vous pouvez établir un budget maximal ou laisser le soin aux soumissionnaires de déterminer celui-ci.

Indiquez les dates de début et de fin des travaux. Souvent, la refonte ou la conception d’un site Web est associée à une stratégie marketing. Il est important de bien coordonner les différentes activités liées à la mise en œuvre de votre site Web afin que ce dernier soit prêt à temps.

De plus, AVANT de déterminer la date de fin des travaux, vous devez prendre en considération la période de tests devant être effectués afin de mettre le site en ligne.

6. Règles d’acquisition et instructions aux soumissionnaires

Cette dernière étape vous permet de préciser vos exigences concernant le contenu et le moment de réception des soumissions.

Important : à la fin de cette étape, vous devez enregistrer le formulaire avant de poursuivre.

À la suite de la sauvegarde du formulaire, cliquez sur Afficher le cahier des charges pour accéder à l’ensemble de l’information qui sera transmise aux fournisseurs. Un fichier PDF nommé rapport.pdf sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur.

Il est aussi possible de télécharger le document à partir de la liste des cahiers des charges en cliquant sur l’icône PDF.

Le cahier des charges est prêt à être transmis aux firmes spécialisées en création de sites Web.

Il est avantageux pour vous de recevoir plusieurs soumissions (idéalement trois) pour :

• les comparer;
• choisir celle qui vous convient.

Par conséquent, il ne faut pas hésiter à joindre plusieurs firmes.

Les offres reçues doivent être analysées en tenant compte de plusieurs facteurs. Pour ce faire, établissez un processus d'évaluation. Vous trouverez un exemple ci-dessous.

Grille d'évaluation

Cette grille permet d'attribuer des points (une note sur 10) à chacun des critères suggérés. Additionnez la somme des points obtenus pour chaque soumission afin de connaître la meilleure offre.

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