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Groupe EP

Dématérialisation des documents

Emplacement : Québec, Saguenay, Montréal et Abitibi (4 succursales)
Secteur industriel : Distribution
Produits : Pièces mécaniques
Nombre d'employés : 125

Des résultats pour l'entreprise

  • Réduction nette des coûts annuels associés à la gestion de la facturation (frais annuels d'impression, d'envoi et d'archivage) de 10 000 $ par an.
  • Renforcement du service client.
  • Investissements récupérés en trois ans et demi.

Des résultats pour l'environnement

  • Réduction de 30 % des feuilles utilisées, soit 408 kg par an.
  • Réduction de 20 % des cartouches d'encre, soit 50 kg par an qui ne sont plus jetés.

Des résultats sociaux

  • Amélioration de l'environnement de travail des employés.
  • Plus grande satisfaction des employés.

Le défi

Groupe EP est un leader dans les domaines :

  • de l'hydraulique;
  • de l'électrohydraulique;
  • des produits pneumatiques;
  • de la filtration.

L'entreprise constatait l'importante quantité de documents imprimés pour les comptes fournisseurs et les comptes clients.

La gestion de ces documents nuisait à la productivité des employés. Lorsque ceux-ci devaient consulter le dossier des clients ou archiver de nouveaux documents, ils perdaient du temps en se déplaçant de leur poste de travail aux archives, et vice versa.

De plus, l'erreur humaine dans le classement des documents causait, outre une autre perte de temps, des difficultés dans la gestion de la relation client-fournisseur.

Les coûts liés à la gestion de la facturation (frais annuels d'impression, d'envoi et d'archivage) étaient de 120 000 $.

La solution

Groupe EP a adopté la pratique de la dématérialisation des factures et autres documents. Maintenant, l'archivage est informatisé. L'entreprise conserve physiquement les dossiers des clients des années précédentes seulement pour les audits du gouvernement. Ainsi, l'espace réservé à l'archivage est peu à peu transformé à d'autres fins.

Depuis l'adoption de la culture sans papier, tous les documents se trouvent dans un réseau électronique partagé. Ce réseau a permis aux employés de gagner en productivité en leur évitant d'avoir à se déplacer aux archives pour consulter un dossier. L'erreur humaine dans le classement des documents a aussi été éliminée.

Grâce à l'adoption de cette culture, Groupe EP a diminué sa consommation de papier de 30 %, ce qui représente une économie de 685 $ par an. De plus, l'entreprise a réduit ses frais d'impression de 900 $ par an. Finalement, la culture sans papier a également permis une hausse de la productivité des employés.

Le partenaire du projet

  • Burocom
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