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Le rapport annuel : le bilan de santé de la coopérative

Le Québec, un modèle coopératif inspirant, innovant, diversifié, durable, profitable, unique.

Tel un bilan de santé annuel qui, par un examen général, permet de suivre l’évolution de l’état physique d’une personne, le rapport annuel d’une coopérative constitue l’outil privilégié d’évaluation de son « état de santé » en tant que personne morale.

Sa publication annuelle permet de rendre compte des objectifs établis et des résultats obtenus année après année.

Un rapport annuel... pour quoi faire et pour qui?

Le rapport annuel est un outil d’information essentiellement destiné aux membres de la coopérative. Il intéressera également les titulaires de parts, les bailleurs de fonds ou tout autre partenaire financier.

Sa préparation requiert des administrateurs un exercice annuel de reddition de comptes. En rendant accessible à tous les membres de l’information sur les activités de la coopérative, sa gestion et ses résultats, le rapport annuel favorise la transparence démocratique qui confère à la coopérative légitimité et crédibilité.

Il ne faut pas confondre avec la déclaration annuelle que la coopérative doit produire et transmettre au Registraire des entreprises (REQ) ni avec la déclaration de revenus à produire pour Revenu Québec.

Le contenu du rapport annuel

Les administrateurs de la coopérative sont responsables de la préparation du rapport annuel. Ce rapport doit minimalement contenir les renseignements visés à l’article 132 de la Loi sur les coopératives (RLRQ, chapitre C-67.2), c’est-à-dire notamment :

  • le nom et le domicile de la coopérative;
  • le nom des administrateurs et des dirigeants;
  • la mention que les membres ont convenu, pour cet exercice, de ne pas élire d’administrateurs, le cas échéant;
  • le nombre de membres, de membres auxiliaires et, le cas échéant, de membres associés;
  • le rapport du vérificateur et les états financiers du dernier exercice financier;
  • un état du capital social, y compris les demandes de remboursement des parts, et les prévisions de remboursement des parts;
  • la date de la tenue de la dernière assemblée annuelle;
  • le nombre de personnes employées par la coopérative, le cas échéant;
  • le nom de la fédération à laquelle la coopérative est affiliée, le cas échéant.

La coopérative pourrait être tenue, en vertu de son règlement, de consigner au rapport annuel d’autres renseignements. En outre, rien n’empêche les administrateurs de présenter toute autre donnée pertinente contribuant à l’information du lecteur.

La préparation du rapport annuel par les administrateurs constitue un exercice déterminant qui les amène à faire le point sur l’« état de santé » de la coopérative. L’entreprise est-elle en bonne situation financière? Un redressement est-il nécessaire? Répond-elle adéquatement aux besoins de ses membres? Y a-t-il des possibilités de croissance ou de développement? Un rapport annuel convenablement rédigé et présenté permettra aux personnes concernées d’en tirer d’intéressants constats.

Le droit à l’information des membres et des titulaires de parts

Considérant le rôle important des membres dans la vie associative de la coopérative et leur apport à sa capitalisation, il est indispensable qu’ils soient informés annuellement de la situation financière de l’entreprise et des activités réalisées pendant la dernière année.

À cet effet, la Loi sur les coopératives exige des administrateurs qu’ils présentent le rapport annuel aux membres réunis en assemblée générale dans un délai de six mois suivant la fin de l’exercice financier. Une copie du rapport annuel peut être transmise avec l’avis de convocation ou être remise à l’assemblée, sans toutefois que cela constitue une obligation.

Par ailleurs, une copie du rapport devra être remise à tout membre qui en fera la demande, alors que les titulaires de parts disposeront du droit de le consulter au bureau de la coopérative. Les membres et les titulaires de parts sont tenus au respect du caractère confidentiel de l’information qu’ils obtiennent.

Pour les membres réunis en assemblée générale, le moment de la présentation du rapport annuel constitue une occasion privilégiée d’exercer leur droit de parole. Sur la base de l’information fournie et en fonction des réponses reçues aux questions posées, les membres pourront alors juger du travail des administrateurs et leur renouveler leur confiance… ou non. Il est primordial que les membres s’approprient ce moment et exigent des administrateurs une reddition de comptes claire et franche.

Au-delà de l’outil de reddition de comptes aux membres, le rapport annuel renferme des données permettant au ministère de l’Économie, de l’Innovation et des Exportations de produire des statistiques fiables, nécessaires à l’élaboration d’un portrait du secteur coopératif.

En soumettant, dans les 30 jours suivant la tenue de son assemblée annuelle, une copie de son rapport annuel au Ministère ainsi qu’à la fédération dont elle est membre, comme exigé par la loi, une coopérative participe au maintien d’une base de données à jour. Ces données sont essentielles pour qu’il soit possible de promouvoir les coopératives non financières comme des acteurs incontournables du développement économique et social des collectivités québécoises.

Un document réflétant la distinction coopérative

Puisqu’une coopérative est une entreprise « différente » , son rapport annuel doit mettre en lumière cette identité coopérative distinctive. Cet outil de communication devient alors un document phare démontrant l’intégration des valeurs de prise en charge, de démocratie, d’égalité, d’équité et de solidarité dont découlent les principes coopératifs internationaux. En fonction de ces principes, le rapport annuel devrait faire valoir les actions encourageant la formation coopérative, la promotion de l’intercoopération et le soutien au développement du milieu.

Plus qu’un outil d’information sur l’état des finances de l’entreprise, le rapport annuel devrait réfléter l’état de santé général de la coopérative. Ainsi, les membres détenant toute l’information nécesssaire à la prise de décisions éclairées pourront exercer leur pouvoir démocratique à l’égard de leur entreprise collective.

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